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Vier Wege wie CRM + PSA die Ressourcen- und Zeitplanung verbessern

PSA Steigert Die Abrechenbare Auslastung Deutlich

Es gibt immer mehr Anzeichen dafür, dass die Professional Services Automation den Dienstleistungsunternehmen einen echten Nutzen bringt, und deshalb gibt es aus allen Sektoren und Bereichen der Dienstleistungsindustrie ein zunehmendes Interesse daran. Eine kürzlich von Service Performance Insight (SPI) durchgeführte Endbenutzer-Umfrage zeigt, dass die Implementierung von PSA die abrechenbare Auslastung um 6% verbessert.

Die Verbesserung der Ressourcen- und Zeitplanung führt zu einem Anstieg der abrechenbaren Auslastung und das wiederum bedeutet eine Steigerung der Einnahmen. Wie wird dies durch PSA erreicht? Der beste Weg zur Erschließung dieser zusätzlichen Einnahmen ist die proaktive Ressourcenbeschaffung, die am besten mit einer PSA, die in eine Customer Relationship Management (CRM)-Lösung integriert ist, erreicht werden kann. Ein CRM, das eng mit der PSA verbunden ist, ermöglicht eine frühe Sichtbarkeit der Pipeline und der Nachfrage, so dass alle verfügbaren Optionen berücksichtigt werden können.

Zwar bieten nicht alle Anwendungen eine Verbindung mit dem CRM an oder priorisieren diese, aber nur eine PSA, die in das CRM integriert ist, ermöglicht eine Sichtbarkeit des Ressourcenpools im gesamten Unternehmen. Dadurch können die bisher verschwendeten Zeiträume freigesetzt werden, was die abrechenbare Auslastung und den Umsatz erhöht und es ermöglicht, die besten Teams den am besten geeigneten Projekten zuzuordnen.

Das Ressourcenmanagement ist keine rein mechanische Aufgabe. Die optimale Zusammenstellung von Teams erfordert neben der Unterstützung durch die Technik immer auch menschliche Interventionen. Daher werden die Ressourcenmanager niemals durch PSA ersetzt werden, sie werden vielmehr synchron mit der Technologie arbeiten, um den laufenden Betrieb zu verbessern.

Warum ist PSA + CRM wichtig?

Die frühen Versionen von PSA entstanden aus Buchhaltungswerkzeugen in Form von Project Accounting Add-Ons. Einige der heute auf dem Markt erhältlichen PSA-ähnlichen Tools richten sich noch immer in erster Linie an die Finanzabteilung, und das ist nützlich – bis zu einem gewissen Grad. Es verbessert die Rechnungsstellung und zeigt, wie das Geschäft in der Vergangenheit abgelaufen ist, aber das ist alles. Diese Art von PSA hilft nur, ein Geschäft im Rückspiegel zu führen.

Dienstleistungsunternehmen verfügen nicht über das höchste Maß an Vorhersagbarkeit, also ermöglicht eine PSA in Verbindung mit dem CRM es ihnen, mit größerer Zuversicht in die Zukunft zu blicken als einfach nur mit bestmöglichen Vermutungen oder historischen Schätzungen. Sie müssen in der Lage sein, zu sehen, welche Arbeit auf sie zukommt, zu verstehen, welche Fähigkeiten benötigt werden und die Ressourcenplanung im Voraus durchzuführen. Die in das CRM integrierte PSA wurde entwickelt, um die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen zu erfüllen. Diese Integration schafft Transparenz im gesamten Unternehmen, vom Verkauf bis zur Lieferung.

Humankapital entsteht nicht über Nacht. Die richtige Person zu finden, sie einzustellen und an Bord zu nehmen, braucht Zeit. Und in einem Dienstleistungsunternehmen ist die Einstellung von Mitarbeitern die wichtigste Methode, um das Unternehmen zu vergrößern. Die Aggregation der Nachfrage aus der Prognose und deren Verwendung als Leitfaden für Einstellungsentscheidungen bieten eine solide Grundlage für die Einstellung.

Für die meisten Dienstleistungsunternehmen bietet die Herstellung einer engen Verbindung zwischen der Pipeline (CRM) und den Ressourcen und der Bereitstellung (PSA) die Möglichkeit, die Arbeitsweise des Unternehmens zu verändern. Es entsteht ein gemeinsames System, das mit dem Unternehmen wachsen und skalieren kann. Die Integration der PSA mit der CRM bietet eine viel größere Transparenz und trägt zur Verbesserung der Effizienz des Unternehmens bei, insbesondere im Schlüsselbereich der Ressourcen- und Zeitplanung. Eine PSA dieser Art ist eine Voraussetzung für den Übergang zu einer proaktiveren Ressourcenplanung – lesen Sie diesen Best Practice-Leitfaden für weitere Informationen.

Vier Wege Wie Die Integration Von CRM und PSA Die Ressourcenbeschaffung Optimiert

1
Haben Sie einen vorausschauenden Blick

Die Verwendung einer leistungsstarken PSA-Lösung, die Verkauf und Lieferung miteinander verbindet, bedeutet, dass Informationen, die aus allen Teilen des Unternehmens kommen, an einem Ort gesammelt werden können, der präzisen Echtzeit-Datenquelle, der einzigen Quelle der Wahrheit. Für die Ressourcenbeschaffung bedeutet dies, dass die Nachfrage, die die Pipeline durchläuft, je nach Rolle sichtbar ist.

Wenn man sich nicht nur auf die gewonnenen, sondern auch auf die in der Pipeline befindlichen Projekte freut, kann der gesamte Ressourcenbeschaffungsprozess früher beginnen. Dadurch bleibt den Ressourcenmanagern mehr Zeit, um die besten Teams mit einer angemessenen Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrung zusammenzustellen und zu optimieren.

Sie können sich auch ansehen, welche Art von Fähigkeiten gefragt sind und wie sich das ändert – sie können prüfen, welche Projekte verloren und welche gewonnen wurden. Eine solche Aggregation der Nachfrage ist eine gute Grundlage für die Rekrutierung und die Abstimmung des Ressourcenpools auf den Markt.

2
Brechen Sie verhärtete Strukturen auf

In einigen Organisationen bleiben Informationen darüber, welche Geschäfte in greifbarer Nähe sind, beim Verkaufsteam. Die Verwendung eines PSA wie Kimble bedeutet jedoch, dass diese für das Beschaffungsteam sichtbar werden, was bedeutet, dass es im Voraus planen kann, um sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Dies erhöht das Potenzial für Teamarbeit.

Es ist eine Zwei-Wege-Straße – wenn das Vertriebsteam sehen kann, dass bestimmte Ressourcen verfügbar sind, können sie diese Zeit verkaufen. Sie können Anreize für frühe Starttermine schaffen, da sie wissen, dass das Unternehmen diese Termine einhalten kann.

Wenn der Verkaufsprozess und der Beschaffungsprozess eng miteinander verbunden sind, basieren die Vorschläge auf der Realität der verfügbaren Ressourcen – und deren Kosten. Dies ist ein großer Vorteil einer nahtlosen Integration der PSA-Lösung mit der CRM-Lösung.

3
Verwalten Sie Änderungen in bestehenden Projekten

In den meisten Dienstleistungsunternehmen ist der Verkauf der wichtigste Faktor für die Nachfrage. Es gibt jedoch noch eine weitere Quelle – aus bestehenden Projekten und Kunden. Aufträge erweitern sich, der Umfang ändert sich oder die Arbeit dauert vielleicht länger als erwartet.

Eine PSA in Verbindung mit dem CRM ist hier von unschätzbarem Wert, da sie die Sichtbarkeit von Nachfrageänderungen und deren Auswirkungen auf die Ressourcen ermöglicht. Wenn beispielsweise ein Startdatum verrutscht oder sich ein Enddatum ändert, muss sich der Ressourcenplan ändern. Je früher die Ressourcenmanager davon erfahren, desto besser.

Ebenso kann es zu Änderungen im Projekt kommen. Liegen diese außerhalb des ursprünglichen Vertragsumfangs? Dies könnte eine Gelegenheit für Upselling sein und mehr Zeit oder mehr Ressourcen zu investieren.

Diese Gelegenheit, Veränderungen effektiv zu managen, bedeutet, dass es einfacher ist, die am besten geeigneten Ressourcen für Kundenaufträge zu bekommen und zu behalten. Beispielsweise haben Sie vielleicht eine Ressource auf der Grundlage von Erfahrung oder Kosten in ein Projekt investiert, aber mit der Zeit ist es wichtig, Ihre Ressourcen auf die profitabelste Art und Weise zu rotieren. Wenn Sie einen vollständigen Überblick über die Pipeline haben, ist es leicht, eine nicht optimale Ressourcenzuweisung zu erkennen.

Das wiederum erhöht die Chance, dass Projekte erfolgreich, pünktlich und im Rahmen des Budgets durchgeführt werden und dass die Kundenzufriedenheit hoch ist.

4
Ressourcenverwaltung im gesamten Unternehmen

Die effektive Verwaltung von Ressourcen im gesamten Unternehmen kann sehr komplex sein. In der Vergangenheit mussten die Ressourcen im Allgemeinen nach Teams oder Standorten verwaltet werden. Es gab einfach keine realistische Alternative für den lokalen Manager zur Zeitplanung der Ressourcen.

Aber die PSA bietet einen Überblick über alle Zeitfenster, die im gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen. Dadurch können Teams nach ihren Fähigkeiten und nicht nur nach Abteilung oder Standort zusammengestellt werden.

Dienstleistungsbetriebe, die solche Prozesse effektiv einführen können, werden erhebliche Wettbewerbsvorteile gegenüber denjenigen genießen, die auf einem isolierten Ressourcenmodell beharren, bei dem Nachfrage und Angebot in jeder Geschäftseinheit lokal sind.

Ein intelligentes Ressourcenmanagementsystem ermöglicht es Angebots-/Projektmanagern, einen globalen Ressourcenpool nach der bestmöglichen Übereinstimmung für ein bevorstehendes Projekt zu durchsuchen – basierend auf Fähigkeiten, Standort, Kosten und Verfügbarkeit. Die PSA kann Vereinbarungen zur Aufteilung von Einnahmen/Kosten genau aufzeichnen, so dass diese in den Projektplan eingearbeitet werden können und alle Einnahmen/Margen-Prognosen aller teilnehmenden Geschäftseinheiten präzise sind.

Diese neue Art der Ressourcenbeschaffung führt zu einer Erhöhung der abrechenbaren Auslastung.

Wie sieht dies in der Praxis aus?

Viele Unternehmen berichten von einer unmittelbaren Auswirkung auf die Ressourcen- und Zeitplanung, wenn sie die Kimble PSA implementieren, was zu einem Anstieg der abrechenbaren Auslastung, der Einnahmen und der Gewinne führt.

Ein Beispiel aus der Praxis ist der Spezialist für digitale Transformation T-Impact, der feststellte, dass die Einführung von Kimble Professional Services Automation (PSA) eine sofortige Verbesserung der abrechenbaren Auslastung bewirkte, wie Simon Watkins, Leiter der Servicebereitstellung, in einer Fallstudie erläutert.

Wie viele Kunden stellte T-Impact nach der Einführung von Kimble fest, dass ihre früheren Schätzungen der Nutzung fehlerhaft waren. Da sie nicht alle Zeitnischen sehen konnten, die verschwendet wurden, dachten sie, dass die Auslastung im gesamten Unternehmen höher sei, als sie tatsächlich war. Da sie nun einen genaueren Überblick über die Ressourcenverfügbarkeit hatten, konnten sie die abrechenbare Auslastung erheblich steigern. Sie sind auch in der Lage, besser informierte Einstellungsentscheidungen zu treffen, die auf der Aggregation der auf sie zukommenden Nachfrage basieren.

Ein weiteres Beispiel ist Pearsons nordamerikanische Abteilung für Lehrplanprodukte und -dienstleistungen, die Kimble im Mai 2017 übernahm, nachdem sie sich zuvor auf selbst entwickelte Technologien und Tabellenkalkulationen verlassen hatte, die viel mühsame Handarbeit erforderten.

Nach der Einführung von Kimble können sie nun mit größerer Zuversicht im Voraus Ressourcen an Aufträge binden. Chris Mannix, der Leiter des Bereichs Professional Services, sagte in einer Video-Fallstudie: “Der Einsatz von Kimble und Salesforce ermöglicht es uns, zu verfolgen und zu analysieren, was wir verkaufen und dann was wir bedienen.”

Eine Quelle für genaue Echtzeitdaten, auf die man sich stützen kann, ermöglicht es Managern, einen vorausschauenderen Ansatz für die Ressourcen- und Zeitplanung zu wählen. Chris sagte: “Das bedeutet, dass wir uns besser um unsere Kunden kümmern können.”

Und die Übernahme von Kimble PSA hat es dem preisgekrönten Cloud-Technologie-Unternehmen Makepositive ermöglicht, die Ressourcenzuteilung zu optimieren und auch strategischer zu rekrutieren, erklärte COO Matt Cooksley in einer Fallstudie, wie PSA+CRM bei diesem Bereich der Ressourcenplanung hilft.

“Unser Resourcing-Team arbeitet sehr eng mit unserem Rekrutierungsteam zusammen. Sie können zum Beispiel zwei Monate im Voraus sagen, dass wir drei weitere Entwickler mit Sitz in Manchester brauchen, oder dass wir zwei weitere Tester mit Sitz in Indien brauchen, vielleicht werden es vier sein. Wir können die richtigen Leute einstellen. Wir wollen nicht zwei funktionale Ressourcen einstellen, wenn wir eigentlich zwei Entwickler brauchen. Das bedeutet auch, dass unsere Kunden die perfekten Teams bekommen, die für sie arbeiten.”

Abschließende Gedanken

Wir haben gesehen, dass eine in die CRM-Lösung integrierte PSA die Möglichkeit bietet, die Art und Weise, wie Ressourcen- und Zeitplanung in einem Dienstleistungsunternehmen durchgeführt werden, zu verändern.

Kimble ist eine der führenden PSAs dieser Art, die heute verfügbar sind. Auf der unabhängigen Crowd-Review-Site G2 Crowd erhielt sie die höchste Punktzahl unter den führenden PSAs für die Investitionsrendite (return on investment, ROI) und die Anwendung.

Kimble ist in das weltweit populärste CRM, Salesforce, eingebettet, was bedeutet, dass die Daten problemlos zwischen der PSA und dem CRM ausgetauscht werden können. Kimble kann auch in jedes andere CRM integriert werden.

Eine PSA wie Kimble bietet mehr als nur ein Tool oder einen Rahmen für kleinere Anpassungen. Vielmehr bietet sie eine vollständige End-to-End-Lösung, die die Effizienz steigern, die abrechenbare Auslastung und den Umsatz erhöhen und damit eine hohe Kundenzufriedenheit gewährleisten kann.

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