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Umsatzprognosen mit PSA-Software vs. ohne

Die Umsatzprognose ist ein kritischer Prozess für jede skalierende professionelle Dienstleistungsorganisation. Die Umsatzprognose wirkt sich auf die gesamte Organisation aus, nicht nur auf die Finanzen. Die Führungskräfte von Organisationen stützen wichtige Entscheidungen auf die Berechnungen, die in der Umsatzprognose präsentiert werden, daher müssen sie sich darauf verlassen können, dass die Prognosen korrekt sind. Das bedeutet, dass ein ausführlicher Umsatzprognose Prozess erforderlich ist, um die Rentabilität Ihres Dienstleistungsunternehmens im Griff zu behalten. In diesem Beitrag werden die Auswirkungen der Umsatzprognose erörtert und die Vor- und Nachteile einer manuellen Prognose im Vergleich zur Verwendung von Technologien wie der Professional Services Automation (PSA)-Software verglichen.

Was ist die Umsatzprognose?

Unter Umsatzprognose versteht man die Berechnung des Geldbetrags, den ein Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums aus Verkäufen oder Dienstleistungen erzielen wird. Die Umsatzprognose erfordert einen Einblick in Projekte, die sich sowohl in der Pipeline als auch in der Ausführung befinden.

Laut TSIA sollte eine zuverlässige Umsatzprognose in der Lage sein, die folgenden Fragen zu beantworten:

  • Wie hoch sind der Umsatz/Margen, die über einen bestimmten Zeitraum erwirtschaftet werden?
  • Welche Art von Fähigkeiten sind erforderlich, um Projekte für alle Kunden durchzuführen? Wie viele dieser Fähigkeiten sind erforderlich? Wann müssen sie verfügbar sein?
  • Wie wird die Umsatzprognose die Veränderungen widerspiegeln, die während des Projektlebenszyklus auftreten?

Warum ist die Umsatzprognose wichtig?

 

Eine korrekte Umsatzprognose ist die Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn Sie auf einem Weg sind, der von Ihrem ursprünglichen Umsatzziel abweicht, hilft sie Ihnen, frühzeitig korrigierend einzugreifen. Eine genaue Umsatzprognose gibt Führungskräften ausreichend Zeit, proaktive statt reaktive Geschäftsentscheidungen zu treffen, die sich direkt auf die Projektausführung, Einstellungsentscheidungen und Rentabilität auswirken.

Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, den Umsatz richtig zu prognostizieren, neigen dazu, Entscheidungen eher auf Bauchgefühl oder Erfahrung als auf formalisierten Daten zu begründen. Umsatzprognosen ermöglichen es Unternehmen, Projekt-, Budget- oder Ressourcen-änderungen einen Schritt voraus zu sein, bevor sie sich zu stark auf das Endergebnis auswirken. Die Kunst der zuverlässigen Umsatzprognose erfordert die Schnittstelle der drei kritischen Komponenten, die im Folgenden erläutert werden.

Bestandteile einer Umsatzprognose

Bei der Umsatzprognose wird der aggregierte geplante Gesamtumsatz aus allen Umsatzgenerierenden Arbeiten in einer Organisation berücksichtigt. Um ein genaues Aggregat zu erhalten, müssen drei kritische Komponenten im Auge behalten werden: die kommerzielle Struktur des Auftrags (Gesamteinnahmen, Zeitrahmen und Richtlinien für die Umsatzerkennung); aktuelle Lieferdaten (was tatsächlich getan wurde); und eine Ansicht der Einnahmen, die sich aus den in der Pipeline befindlichen Verkaufschancen ergeben könnten.

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Die kommerzielle Struktur

Der grundlegende Komponent der Umsatzprognose ist die kommerzielle Struktur der geleisteten Arbeit, die die Regeln dafür festlegt, wie viel Umsatz Sie erwarten und wann Sie erwarten, diesen zu realisieren. Die kommerzielle Struktur kann weiter in drei Teile untergliedert werden.

  • Höhe des Umsatzes: Wie viel Umsatz wird die Arbeit einbringen?
  • Zeitfenster: in welchem Zeitfenster wird diese Arbeit stattfinden?
  • Richtlinien für die Umsatzerkennung: Welche Regeln bestimmen, wie die Einnahmen über diesen Zeitraum verbucht werden?

Die Richtlinie zur Umsatzerkennung wird von der Finanzabteilung festgelegt, und die meisten Organisationen verwenden eine Vielzahl verschiedener Methoden. Einige beliebte Methoden der Umsatzerkennung sind Zeit & Kosten, Kostenprozentsatz abgeschlossen und Aufwandsprozentsatz abgeschlossen.

Die kommerzielle Struktur ist nur ein Aspekt der Umsatzprognose für ein Projekt; der andere Aspekt Ihrer Prognoseberechnung für ein Projekt berücksichtigt entweder den Fortschritt oder die Wahrscheinlichkeit. Wenn ein Projekt in Auftrag gegeben wurde und bereits im Gange ist, müssen Sie Zugang zu aktuellen Lieferdaten haben, um sich ein Bild davon machen zu können, wie die Projektabwicklung verläuft. Wenn das Projekt noch nicht in Auftrag gegeben wurde, müssen Sie wissen, wie wahrscheinlich es ist, dass die Arbeit gewonnen wird, und auf der Grundlage dieser Wahrscheinlichkeit einen realistischen Zeitrahmen (Start- und Enddatum) festlegen.

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Aktuelle Lieferdaten

Dieser Komponent der Umsatzprognose umfasst die Verfolgung der Arbeit, die derzeit an einem Projekt durchgeführt wird, und die Schätzung des verbleibenden Arbeitsaufwands auf der Grundlage dieser Daten. Es ist wichtig, dass Umsatzprognosen für Live-Projekte nicht darauf basieren, wo Sie zu Beginn des Projekts die Arbeit vermutet haben. Der prozentuale Anteil des verbleibenden Aufwands am Gesamtaufwand muss regelmäßig von den Projektleitern unter Einbeziehung der arbeitenden Ressourcen angepasst werden. Ohne ein klares und genaues Bild der bereits geleisteten Arbeit ist es nahezu unmöglich, eine fundierte Umsatzprognose für die Zukunft zu berechnen. Beachten Sie bei der Umsatzprognose Folgendes: Können Sie darauf vertrauen, dass die Informationen aktuell sind? Selbst wenn Sie ein gründliches Verfahren zur Erhebung von Projektdaten haben, verlassen Sie sich bei der Umsatzprognose auf veraltete Daten?

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Pipeline-Daten

Eine Umsatzprognose für ungebundene Arbeit erfordert eine Analyse der Verkaufspipeline und eine Bewertung der potenziellen Einnahmen, die das Unternehmen erzielen kann. Die Einbeziehung von Einnahmen aus einer Verkaufschance erfordert, dass die Informationen der Vertriebsmitarbeiter zuverlässig und leicht zugänglich sind. Erstens: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Verkaufschance gewonnen wird und der damit verbundene Umsatz freigesetzt wird? Es ist unwahrscheinlich, dass Sie eine Verkaufschance, die mit einer Wahrscheinlichkeit von 5 % angegeben wird, so ernst nehmen, wie Sie es tun würden, wenn sie eine Wahrscheinlichkeit von 95 % hätte. Wie Ihre Organisation entscheidet, Prioritäten zu setzen oder Wahrscheinlichkeiten zu bestimmen, wird unterschiedlich sein, aber eines bleibt immer wahr: Sie wollen keine Prognosen auf der Grundlage einer ungenauen oder veralteten Gewinnwahrscheinlichkeit erstellen. Die gleiche Idee gilt für das Abschlussdatum einer Verkaufschance und das vorgeschlagene Startdatum des folgenden Projekts – es wird immer einige Vermutungen geben, wenn es darum geht, das Startdatum für ungebundene Arbeit abzuschätzen, aber es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie eine Prognose auf der Grundlage der derzeit besten Schätzung eines Verkäufers und nicht seiner ersten Schätzung erstellen. Der Zeitrahmen eines anstehenden Projekts hat große Auswirkungen darauf, wo der Umsatz in der Prognose erkannt wird – eine wichtige Grundlage für die Entscheidungen, die Ihr Unternehmen treffen wird, wohin es sich entwickelt – daher sollten diese Informationen so genau wie möglich sein.

Methodik der Umsatzprognose

Um die Einnahmen genau zu prognostizieren, schlagen Finanzberater vor, dieselbe Berechnung zu verwenden, die Sie auch für die Umsatzerkennung verwenden werden. Bei diesem Ansatz ist eine Umsatzprognose im Wesentlichen eine Vorberechnung der Einnahmen, die Sie auf der Grundlage der aktuellsten verfügbaren Daten erkennen werden.

Viele professionelle Dienstleistungsorganisationen erkennen Einnahmen auf der Grundlage des Prozentsatzes der von den zugewiesenen Ressourcen geleisteten Arbeit und nicht auf der Grundlage des in Rechnung gestellten Betrags, wodurch “pauschale” Einnahmenergebnisse vermieden werden, die zu sehr von wichtigen Einnahme-Meilensteinen abhängen. Wo dies der Fall ist, sollten Umsatzprognosen auch unter Berücksichtigung des erwarteten Ressourcenaufwands im zentralen berechnet werden. Dieser Ansatz wird als ressourcenbasierte oder Bottom-up-Umsatzprognose bezeichnet und ist in der Regel für Dienstleistungsunternehmen besser geeignet als andere übliche Umsatzprognoseverfahren wie Trend-, lineare oder Top-down-Prognosen.

Umsatzprognose ohne PSA

Wenn ein professionelles Dienstleistungsunternehmen eine Handvoll Ressourcen und Aufgaben verwaltet, ist ein Automatisierungstool wahrscheinlich nicht erforderlich, um alle Ressourcen- und Finanzdetails zu verfolgen, die zu einer genauen Umsatzprognose führen. Die Bottom-up-Prognose von Einnahmen unter Verwendung eines manuellen Verfahrens ist eine realistische Option für kleinere Organisationen, die eine relativ begrenzte Anzahl von Projekten durchführen, insbesondere wenn diese Projekte weitgehend dasselbe kommerzielle Modell zur Umsatzerkennung verwenden.

Bei den meisten professionellen Dienstleistungsorganisationen wird die manuelle Umsatzprognose durch einen mehrstufigen Tabellenkalkulationsansatz durchgeführt. Eine Person oder sogar ein Team von Fachleuten verbringt Zeit mit der Umsatzprognose in Tabellenkalkulationen und Arbeitsmappen und sammelt die notwendigen Eingaben von Finanzen, Betrieb, Projektleitern und dem Vertriebsteam. Da die Aggregation dieser Daten zu einer aktuellen Umsatzprognose selbst in kleinerem Maßstab sehr komplex sein kann, wird diese in der Regel von vertrauenswürdigen Personen verwaltet, die die Mehrheit ihrer Zeit oder die gesamte Zeit mit dem Sammeln und Berechnen von Prognosedaten verbringen.

Dieser manuelle Prozess wird tendenziell immer komplizierter, da die Anzahl der Eingaben mit einer Organisation skaliert. Wenn ein Unternehmen wächst, wirken sich zahlreiche Änderungen – einschließlich Verzögerungen bei der Berechnung der Umsatzerkennung für einen bestimmten Zeitraum und Teams, die mit zunehmendem Wachstum zu Silos werden und die Zuverlässigkeit der Pipeline- und Projektdaten verringern – auf die Fähigkeit eines Unternehmens aus, genaue und rechtzeitige Umsatzprognosen zu erstellen.

In solchen Situationen können Teams in Verlegung geraten eine Prognose zu erstellen, die nicht auf tatsächlichen Daten basiert. Oftmals ist diese Prognose nicht einmal fundiert und basiert einfach auf Bauchgefühl oder optimistischen Zahlen. Dies führt in der Regel zu einer schlechten Entscheidungsfindung oder Entscheidungen, die zu spät getroffen werden, um eine tatsächliche Wirkung zu erzielen.

Es kommt eine Zeit, in der eine wachsende Organisation die richtige Technologie benötigt, um die wachsenden Eingaben zu unterstützen. Es liegt an einer Organisation zu entscheiden, zu welchem Zeitpunkt der Einsatz von Technologie, wie z.B. einer Professional Services Automation (PSA)-Lösung, eine angemessene Kapitalrendite bietet. Eine Organisation kann die Beibehaltung der Umsatzprognosen für einen manuellen Prozess rechtfertigen, wenn dadurch die betriebliche Effizienz nicht beeinträchtigt wird oder wenn sie nicht plant, den Prozess zu skalieren. Wenn jedoch ein skalierbarer Prognoseprozess in Betracht gezogen wird, lohnt es sich, in Technologie zu investieren, die wichtige Aspekte der Umsatzprognose automatisiert.

 

 

 

 

 

Wie helfen PSA-Lösungen bei der Umsatzprognose?

Führungskräfte verlassen sich auf vertrauenswürdige, genaue Umsatzprognosen, um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können. Die PSA-Software bietet nicht nur den Rahmen für die systematische Erfassung detaillierter, aktueller Prognosedaten für Ihr gesamtes Dienstleistungsportfolio, sondern auch die erforderliche Echtzeit-Automatisierung, um eine sichere und zeitnahe Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

PSA-Systeme wie Kimble kombinieren laufende Projektdaten mit Pipeline-Daten, die aus dem Customer Relationship Management (CRM)-System gezogen werden – so werden alle Projekte, aktuelle und zukünftige, berücksichtigt. Auf diese Weise vermitteln PSA-Tools ein realistisches Bild der Ressourcen und der Arbeit, die sie leisten und leisten könnten, was zu einer genaueren Prognose führt.

Die PSA-Software führt auch zu einer besseren Datenverwaltung innerhalb eines Unternehmens, wodurch eine genaue Umsatzprognose auf der Grundlage aktueller Informationen sowohl über potenzielle als auch laufende Arbeiten gewährleistet wird. PSAs ermöglichen es selbst den größten Organisationen für professionelle Dienstleistungen, ressourcenbasierte oder Bottom-up-Umsatzprognosen in großem Maßstab zu verwenden.

Während die meisten PSAs die Ressourcenplanung und die Vertriebspipeline integrieren und damit den Zugriff auf die für Berechnungen erforderlichen Daten erleichtern, legen nicht alle PSAs den gleichen Schwerpunkt auf die automatische Bereitstellung klarer Umsatzprognosen in Echtzeit, die eine proaktivere Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen ermöglichen. Im Gegensatz zu anderen PSAs stellt Kimble die Umsatzprognose in den Mittelpunkt des gesamten Prozesses der Servicelieferung. Kimble ist dazu da, Teams zu entlasten, die Jahre damit verbracht haben, Umsatzprognosen in Tabellenkalkulationen zu berechnen. Achten Sie bei der Evaluierung der für Sie richtigen PSA-Anwendung darauf, dass sie die folgenden Verbesserungen im Umsatzprognoseprozess ermöglichen kann.

Umsatzprognose mit PSA

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Es wird einfacher, aktualisierte Daten von allen Teams zu erhalten, die Eingaben für Umsatzprognosen liefern

PSA-Software schließt die Lücke zwischen Verkaufs-, Beschaffungs- und Lieferungs-teams, die mit zunehmendem Wachstum Ihres Unternehmens zu einer Isolierung neigen. In wachsenden Dienstleistungsunternehmen kann es schwierig sein, alle Teams auf der gleichen Seite zu halten, wenn es keinen zentralen Punkt für den aktuellen Projektstatus und die aktuellen Daten gibt. Die PSA-Anwendung dient nicht nur als zentrale Drehscheibe/die einzige Quelle der Wahrheit, sondern sie veranlasst diese einst in einem Silo angesiedelten Teams auch, zusammenzuarbeiten und ihre Daten korrekt zu halten. Die automatisierte Datenerfassung ist von entscheidender Bedeutung, da die Umsatzprognose verzerrt wird, wenn sie mit ungenauen Informationen gefüttert wird. PSAs umgehen dieses Problem, indem sie die Erfassung dieser Eingaben automatisieren.

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Das Zeitraummanagement und die Umsatzerkennung werden flexibler.

PSA ermöglicht es Unternehmen, einen Zeitraum abzuschließen und die Zahlen der Umsatzerkennung für einen Zeitraum viel schneller als mit manuellen Methoden zu erfassen. Ohne ein PSA haben Unternehmen die Gefahr, dass sich die Berechnungen der Umsatzerkennung verzögern, was dazu führen kann, dass nicht realisierte oder verlorene Umsätze nicht in die Prognosen einfließen. Beispielsweise wurde eine lukrative Verkaufschance, die voraussichtlich innerhalb des abzuschließenden Zeitraums abgeschlossen und gestartet werden sollte, nicht als abgeschlossen oder aktualisiert gekennzeichnet. Es ist wichtig, diese Unstimmigkeiten beim Abschließen von Zeiträumen abzufangen und schnell darauf zu reagieren, da die Umsatzprognose nicht genau sein wird, bis Sie verstehen, ob dies bedeutet:

  • Die Verkaufschance wurde gewonnen, aber der Vertriebsmitarbeiter hat sie nicht im System aktualisiert.
  • Die Verkaufschance wurde verloren und nicht im System aktualisiert.
  • Das Vertriebsteam kämpft immer noch darum, die Verkaufschance zu gewinnen, aber das Abschlussdatum muss hinausgeschoben werden, damit die Umsatzprognose korrekt ist.

PSAs stellen sicher, dass Sie einen aggregierten Überblick über alle Einnahmen haben, die in diesem Zeitraum nicht aktualisiert wurden, die aber später tatsächlich kommen können. Selbst wenn Sie über den besten Prozess oder die besten Systeme zur Unterstützung der Umsatzprognose verfügen, werden Sie nie ein genaues vorausschauendes Bild haben, wenn die Umsatzerkennung für einen Zeitraum Wochen oder Monate dauert, bis sie von der Finanzabteilung genehmigt wird.

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Die eigentliche Berechnung der Einnahmen wird zu einer automatisierten Aufgabe mit automatisierten Eingaben.

In den meisten Unternehmen ist der Prozess der Umsatzerkennung nicht automatisiert. Die PSA-Software verwandelt den Prozess der Umsatz-erfassung und -berechnung in einen automatisierten und sofortigen Prozess, der einfach im Hintergrund abläuft. Ein PSA setzt in der Regel die Person oder das Team frei, die sich früher mit Prognosen in Tabellenkalkulationen beschäftigt haben. Dadurch kann das “Prognose”-Team mehr Zeit mit der Analyse statt mit der Sammlung von Daten verbringen. Am wichtigsten ist, dass bei einer Änderung (d.h. wenn sich ein Meilenstein verschiebt) das PSA automatisch alle Umsatzzahlen auf der Grundlage dieser Änderung anpasst und verschiebt. Dies ist einer der wichtigsten Unterschiede zur manuellen Prognose in Tabellenkalkulationen – je komplexer Ihr Unternehmen wird, desto mehr Zeit und Aufwand ist erforderlich, um die immer komplexer werdenden Tabellenkalkulationen an die Änderungen anzupassen.

Abschlussworte

Das preisgekrönte Cloud-Technologie-Unternehmen Makepositive nahm die Kimble-Plattform an, um von einem reaktiven zu einem proaktiven Umsatzprognoseprozess überzugehen. Der COO von Makepositive, Matt Cooksley, sagte: “Seit der Einführung von Kimble sind die Prognosen viel genauer geworden. Ich kann zwei bis drei Monate in die Zukunft blicken und mir ein klares und genaues Bild unserer Einnahmen nach Projekten und Geschäftsbereichen machen. Makepositive muss die Qualität oder Gültigkeit der Daten, die in seine Prognosen einfließen, nicht mehr in Frage stellen, da Kimble die Data Governance vom Projektbeginn bis zum Projektabschluss einführt und verstärkt. Um in der heutigen wettbewerbsintensiven Welt der professionellen Dienstleistungen Marktanteile zu erobern, ist es entscheidend, eine End-to-End-Lösung wie Kimble einzusetzen, die in der Lage ist, die komplexen Daten und Prozesse zu verwalten, die zu einer genauen Umsatzprognose und infolgedessen zu einem profitablen Dienstleistungsunternehmen führen.

Erfahren Sie, wie sich die Professional Services Automation auf Ihr Dienstleistungsunternehmen auswirken kann.

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