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Was kostet Sie die reaktive Ressourcenbeschaffung in Ihrem Unternehmen?

Sie sehen sich Ihre Verkaufspipeline für das nächste Quartal an und stellen eine wichtige Lücke in Ihren Fähigkeiten fest, für die Sie Mitarbeiter einstellen müssten, wenn Ihr Unternehmen die Geschäfte gewinnen soll, die in diesem Zeitraum voraussichtlich abgeschlossen werden. Wenn Sie mit dem Einstellungsprozess nicht jetzt beginnen, werden Sie nicht genügend Mitarbeiter mit diesen Fähigkeiten haben, um alle anfallenden Arbeiten zu bewältigen, da es sehr lange dauert, jemanden einzuarbeiten. Gleichzeitig haben Sie sich aber zu oft an Prognosen verbrannt, die so weit in die Zukunft reichen. Es mag sicherer sein, zu warten, bis die Geschäfte kurz vor dem Abschluss stehen, aber dann haben Sie vielleicht nicht die Ressourcen, die Sie brauchen, um Ihren Kunden erfolgreich einen Mehrwert zu bieten, wenn all diese Projekte dann beginnen, wenn das Verkaufsteam sagt, dass sie beginnen werden.

Wenn Sie sich schon einmal in einer solchen Situation befunden haben, sind Sie nicht allein – reaktive Ressourcenbeschaffung ist in vielen Unternehmen der Dienstleistungsbranche eine Herausforderung. Ressourcenmanager wollen nicht unbedingt warten, um wichtige Entscheidungen über Einstellungen, Schulungen und Personalbesetzung zu treffen, sie wollen proaktiv und strategisch handeln. Aber entweder sehen sie wichtige Informationen, die sie benötigen würden, nicht oder sie vertrauen den Informationen, die sie haben, nicht genug, um eine sichere Entscheidung zu treffen. Was verständlich ist, aber zu langes Warten hat seinen Preis.

Wenn ein Unternehmen keine proaktive Planung für den künftigen Bedarf und die anstehenden Projekte vornimmt, neigen Menschen mit den richtigen Fähigkeiten dazu, sich anderweitig zu binden, wenn ein Projekt zum Erfolg kommt. Zuerst landet der Kunde bei Leuten, die nicht genau wissen, was sie tun – und dann, wenn das Projekt aus dem Ruder läuft, müssen hoch bezahlte leitende Mitarbeiter oder externe Auftragnehmer hinzugezogen werden, um das Feuer zu löschen. Solche Projekte fressen Zeit und Geld, und sie enttäuschen auch den Kunden. Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden zufrieden sind, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die optimalen Ressourcen auf konsistente und vorhersehbare Weise für Projekte einsetzen.

Die wichtigsten Herausforderungen für Ressourcenmanager

Manchmal sind Ressourcenmanager am Ende für Probleme verantwortlich, für deren Behebung sie einfach nicht die Mittel – oder die Zeit – haben. In vielen Fällen können die Probleme, die zum Scheitern eines Projekts führen, gelöst werden, bevor sie überhaupt entstehen. Wenn das Unternehmen einen ausreichenden Einblick in die Ressourcenverfügbarkeit, die Fähigkeiten und die Nachfrage hätte, könnte es die Konflikte vorhersehen, die den Projekterfolg und letztlich das Endergebnis beeinträchtigen. Im Folgenden sind fünf Probleme aufgeführt, die gelöst werden sollten, wenn Ihr Unternehmen einen proaktiven, zuversichtlichen und vorhersehbaren Ansatz für das Ressourcenmanagement fördern möchte.

1. Die Pipeline ist nicht zu sehen

Zu oft wissen die Ressourcenmanager nicht, was der Verkauf macht – sie können nicht sehen, welche Projekte zum Verkauf anstehen, sie wissen nicht, was die Angebote beinhalten, und sie kennen die voraussichtlichen Starttermine nicht. Wenn der Verkauf und die Ressourcenbeschaffung auf diese Weise zum Stillstand gekommen sind, kann es sich so anfühlen, als ob der Verkauf in letzter Minute mit der Ressourcenbeschaffung beginnt und die Projekte starten, bevor sie strategisch und zuversichtlich mit Ressourcen ausgestattet werden können.

2. Die Informationen sind nicht vertrauenswürdig

Manchmal haben Ressourcenmanager Zugang zu einem System, das vorgibt, die Pipeline aufzuzeigen, aber sie haben kein Vertrauen in dieses System, weil es veraltet ist, sich plötzlich auf unvorhersehbare Weise ändert oder einfach nur falsch ist. Das Fehlen einer eindeutigen Quelle der Wahrheit kann zu Verwirrung und vermindertem Vertrauen in die vorliegenden Daten führen. Darüber hinaus gibt es Zeiten, in denen die Informationen sowohl von den Ressourcen- als auch von den Bereitstellungsteams nicht regelmäßig aktualisiert werden, was zu Datensilos und einer unvollständigen Vorstellung von der Zukunft führt.

3. Die Verfügbarkeit von Ressourcen kann nicht gesehen werden

Ein weiteres Problem kann darin bestehen, dass die Ressourcenmanager nicht wissen, inwieweit ihre Ressourcen in Zukunft verfügbar sind. Manchmal sind die Leute tatsächlich verfügbar, aber es sieht so aus, als wären sie beschäftigt – vielleicht verbuchen sie Zeit für Projekte, die ihnen nie zugewiesen wurden, oder für interne Arbeiten. Manchmal sehen Menschen so aus, als seien sie verfügbar, aber dann stellt sich heraus, dass sie es nicht sind. Das könnte daran liegen, dass Projekte häufig über ihr geplantes Enddatum hinaus fortgesetzt werden, oder daran, dass es schwer zu erkennen ist, wenn Menschen aus anderen Gründen nicht verfügbar sind. Manchmal sind Gebietsleiter dafür verantwortlich, die Verfügbarkeit “ihrer” Leute zu protokollieren, aber sie halten sie gerne in Reserve.

4. Eine begrenzte Sicht der Ressourcen

Die Vermittlung der richtigen Fähigkeiten für Projekte kann eine Herausforderung sein, wenn die Ressourcen dezentralisiert werden. Wenn die Ressourcenbeschaffung reaktiv erfolgt, ist es wahrscheinlich, dass die Personen mit den am besten geeigneten Fähigkeiten oder Erfahrungen in einem anderen Projekt, in einer anderen Abteilung oder einem separaten Geschäftsbereich tätig sind, wenn ein Projekt zum Erfolg kommt. Der Zugang zu wichtigen Ressourceninformationen (wie Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Erfahrung) vor Beginn eines Projekts ermöglicht es Ressourcenmanagern, Teammitglieder mit der höchsten Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen und profitablen Projektdurchführung strategisch zuzuweisen.

5. Schlechte Einschätzung der Auswirkungen von Ressourcen auf die Finanzen des Projekts

Wenn man den Ressourcenmanagern einen Überblick über die durchschnittliche Marge der Projekte und die erwartete Marge jedes einzelnen Projekts gibt, kann man ihnen die finanziellen Auswirkungen bewusst machen, die der Einsatz verschiedener Arten von Mitarbeitern im Projektteam mit sich bringt.

Problemlösung

Technologie, wie z.B. PSA, ist eine wichtige Grundlage für die Lösung der oben genannten Herausforderungen. PSA bietet Ressourcenmanagern eine zuverlässige, aktuelle und vollständige Quelle der Wahrheit – ein wesentlicher Bestandteil einer optimalen Projektzuweisung. Tabellenkalkulationen sind nicht ausreichend, und hausgemachte Systeme geraten schnell aus dem Takt mit dem, was das Unternehmen benötigt. PSA dient als kollaborative Drehscheibe zwischen Ressourcen-, Verkaufs- und Lieferungsteams, wodurch Silos und Abweichungen zwischen dem, was verkauft wird, und dem, was tatsächlich geliefert wird, reduziert werden. Die Technologie allein wird das Problem jedoch nicht lösen. Die Geschäftsprozesse müssen eine effizientere Arbeitsweise unterstützen. Als Leitfaden ermöglicht es PSA den Ressourcenmanagern, die richtigen Ressourcen effektiver für die richtigen Projekte einzusetzen, was letztendlich zu Erfolg, Rentabilität und Kundenzufriedenheit führt.

1. Bessere Sichtbarkeit der Pipeline

Die Verkaufs- und Resourcing-Teams sollten Zugang zu einer Echtzeitquelle für genaue Informationen über die Pipeline haben. In welchem Stadium befinden sich voraussichtliche Geschäfte? Sobald sie die Phase erreicht haben, in der sie mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Zuge kommen werden, können die Ressourcenmanager sicherstellen, dass sie verstehen, was das Angebot beinhaltet, welchen Wert der Kunde sucht und welche Art von Fähigkeiten benötigt werden.

2. Abschlusstermine können nicht verrutschen

Wenn Geschäfte kurz vor der Unterzeichnung stehen, sollte das Verkaufsteam dem Interessenten klar machen, wie wichtig es ist, ein Startdatum festzulegen und sich daran zu halten. Dies ermöglicht es ihnen, das ihnen zugewiesene hochqualifizierte Team zu bekommen. Dies trägt dazu bei, einen virtuosen Kreislauf zu schaffen, in dem die Verkaufsmitarbeiter die positiven Auswirkungen einer effektiven Zusammenarbeit mit den Ressourcen verstehen.

3. Überwachung der abrechenbaren Nutzungssraten

Unternehmen aus dem Bereich der professionellen Dienstleistungen, die hochleistungsfähige PSA einsetzen, erhalten oft einen viel genaueren Überblick darüber, welche Ressourcen über- oder unterbeansprucht werden – und wo es eine Möglichkeit gibt, Ressourcen auf abrechenbare Arbeiten mit hoher Priorität zu verlagern. Kalkulationstabellen oder unzulängliche Systeme können eine ungenaue oder verzögerte Ansicht der Ressourcennutzungsraten zeigen. PSA macht es möglich, die Raten der abrechenbaren Auslastung und deren Unterschiede innerhalb des Unternehmens zu erkennen. Es kommt häufig vor, dass intern fokussierte Arbeit oder nicht abrechenbare Arbeit an schlecht abgeschätzten Projekten viel Zeit in Anspruch nimmt.

4. Konstruktive Zusammenarbeit mit Servicefachleuten

Ressourcen sind keine Zahnräder in einer Maschine. Sie sind Individuen mit unterschiedlichen Eigenschaften und Talenten. Beim Ressourcenmanagement geht es zum Teil darum, Menschen zu helfen, ihre Karriere zu entwickeln und zu wachsen. Eine gute PSA lässt die Kommunikation zu einer Zwei-Wege-Straße werden. Für welche Arten von Projekten interessieren sich die Menschen? Wann sind sie verfügbar? Die Bildung von Teams mit der richtigen Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrungen ermöglicht es Menschen mit gefragten Fähigkeiten, diese an Kollegen weiterzugeben.

5. Qualitativ hochwertige Daten pflegen

Es ist viel effektiver, Fehler aus dem System herauszuhalten, als sie später zu beheben. Die PSA fungiert als Data-Governance-System, das ungenaue oder sogar unmögliche Daten in Echtzeit anzeigt. Eine gute PSA erlaubt es den Mitarbeitern beispielsweise nicht, Stunden gegen Projekte aufzuzeichnen, denen sie nicht zugewiesen waren, und bietet einen Echtzeit-Überblick darüber, wann die Ressourcen für laufende Projekte voraussichtlich abgerufen werden. Oftmals ändert sich die anfängliche Erwartung des für ein Projekt erforderlichen Ressourcenaufwands, sobald das Projekt angelaufen ist. Ohne ein System, das den aktuellen Arbeitsaufwand und die Ressourcenkapazität verfolgt, ist es wahrscheinlich, dass Ressourcenmanager Entscheidungen für in der Pipeline befindliche Projekte auf der Grundlage veralteter Verfügbarkeit treffen und damit zukünftige Projekte gefährden. PSA bietet eine ganzheitliche Sicht auf Projekte, so dass Ressourcenmanager wirkungsvollere und fundiertere Entscheidungen treffen können. Zuweisungen werden nicht mehr in einem Silo oder nach dem Bauchgefühl vorgenommen – PSA liefert den Ressourcenmanagern finanzielle Daten zum Projekt und ermöglicht es ihnen, die Auswirkungen ihrer Ressourcenentscheidungen auf die Rentabilität zu erkennen.

Abschließende Gedanken

Manchmal sind Ressourcenmanager gezwungen, ihre Ressourcen reaktiv einzusetzen, weil sie einfach nicht die Mittel haben, die Dinge anders zu machen. Es bedarf einer Kombination aus Technologie und gestrafften Geschäftsprozessen, um diese vorausschauende Sichtweise zu erhalten, die einen proaktiveren Ansatz ermöglicht. Dieser proaktive Ansatz bedeutet, dass Ressourcenmanager bessere Entscheidungen früher treffen und ein konsistenteres Ergebnis liefern können.

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