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Wie PSAs die Rentabilität messen und verbessern

Rentabilität

Ein Schlüsselfaktor, der ein erfolgreiches von einem erfolglosen Dienstleistungsunternehmen unterscheidet, ist die Rentabilität. Professionelle Dienstleistungsunternehmen haben zwei wichtige Faktoren für die Rentabilität eines jeden Auftrags oder Projekts: Auslastung und Rentabilität. Diese helfen bei der Bestimmung des Bruttogewinns eines Auftrags oder Projekts. Ein hoher Bruttogewinn sieht gut aus, aber für die Lebensfähigkeit des Unternehmens ist der Nettogewinn wichtiger. Bevor man die Rentabilität von Projekten untersucht, muss man sich überlegen, wie gut die gesamte Organisation funktioniert.

Rentabilität in einem Unternehmen messen

Wie sieht gut aus? SPI Research fand heraus, dass reife Unternehmen mit einem EBITDA von 25,6% arbeiten. Junge Unternehmen überleben mit 6,1%. Darüber hinaus war die Auslastung in reifen Unternehmen mit 82,2 % im Vergleich zu 64,3 % viel höher, wenn man die beiden Triebkräfte vergleicht.

Das breitere Geschäft hat andere Kosten, die berücksichtigt werden müssen. Einige Unternehmen verteilen die Kosten lediglich auf der Grundlage der Mitarbeiterzahl. So werden beispielsweise die allgemeinen Verwaltungskosten zu den Kosten eines Beraters hinzugerechnet. Andere Kosten, wie z.B. die von Verkauf und Marketing, sind komplexer – einige können auf der Grundlage der Umsatzkosten einzelnen Projekten zugeordnet werden; andere Kosten können unter die allgemeine Neuzuordnung fallen.

Ein Finanzsystem kann helfen, die Gesamtrentabilität eines Unternehmens zu bestimmen. Was es nicht kann, ist, den Unternehmensleitern dabei zu helfen, kritische Entscheidungen rechtzeitig zu treffen, um die Rentabilität zu erhöhen. Tatsächlich betrachtet eine Buchhaltungslösung, was in der Vergangenheit geschehen ist. Für ein professionelles Dienstleistungsunternehmen reicht das nicht aus. Es braucht Werkzeuge, die verstehen, wie es sich in Echtzeit verhält. Es muss die tatsächliche Rentabilität mit der prognostizierten Rentabilität vergleichen. Das schnelle Aufzeigen von Abweichungen ermöglicht es, schnell Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Darüber hinaus sollte man sich überlegen, was gemessen wird, warum es gemessen wird und wie es gemessen wird. Das Sammeln von Daten um ihrer selbst willen ist oft kontraproduktiv. Sammeln Sie Daten mit einem bestimmten Zweck und messen Sie, was wirklich von Bedeutung ist. Wie diese Messungen verwendet werden ist auch von Belang. Die Messungen sollten die Abläufe mit der Strategie und der Vision verbinden. Setzen Sie operative Messungen positiv ein, nicht um schlechte Leistung zu verurteilen, sondern um Gutes hervorzuheben und andere zu Höchstleistungen zu ermutigen. Mit anderen Worten: Messen Sie, was wichtig ist. Die Auslastung ist eine Schlüsselkennzahl für die Messung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die abrechenbare Auslastung messen und verbessern können.

Messen der Projektrentabilität in Echtzeit

Das moderne Unternehmen muss verstehen, was in der heutigen Zeit in der Branche geschieht. Es muss auch genau vorhersagen, was in Zukunft passieren könnte. Hier kann eine moderne Lösung zur Automatisierung von professionellen Dienstleistungen (PSA) helfen.

Eine PSA-Lösung ist das Erfassungssystem für den Betrieb eines professionellen Dienstleistungsunternehmens. Wichtig ist, dass sie auch Informationen aus anderen Systemen heranziehen kann, um besser zu verstehen, was in der Vergangenheit geschehen ist, was jetzt geschieht und was in der Zukunft geschehen wird. Eine Komponente davon ist die Projektkostenrechnung.

Die Projektkostenrechnung ist eine Praxis, die von der Messung der Rentabilität eines Unternehmens getrennt, aber ebenso wichtig ist. Sie identifiziert und verfolgt die Einnahmen, Kosten, Aktiva und Passiva in einem Projekt. Dadurch wird ein Verständnis dafür gewonnen, ob jedes Projekt profitabel ist. Bei einem reinen Beratungsprojekt umfassen diese Kosten sowohl die Zeit der Berater als auch ihre Ausgaben.

Die Herausforderung besteht darin, dass jedes Projekt Variablen hat, die die Rentabilität beeinflussen können. Wenn beispielsweise Ausgaben dem Kunden in Rechnung gestellt werden können, benötigen die Berater einen reibungslosen Prozess zur Erfassung dieser Ausgaben, damit sie schnell in Rechnung gestellt werden. Wenn die Ausgaben dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden, müssen sie dennoch verfolgt und an den entsprechenden Projekten gemessen werden. Ausgaben können die Rentabilität erheblich beeinflussen. Einige PSA-Lösungen geben den Beratern zum Zeitpunkt des Einstiegs Empfehlungen, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten, was wiederum zur Steigerung der Rentabilität beiträgt.

Eine weitere Herausforderung ist das Ressourcenmanagement. Das Fachwissen zur Durchführung eines Projekts ist möglicherweise intern nicht verfügbar, was den Einsatz teurer externer Ressourcen erfordert. Die Optimierung des Ressourcenmanagements maximiert die Auslastung der internen Ressourcen und ist daher ein wesentlicher Aspekt bei der Sicherung der Rentabilität eines Projekts.

Die Bedeutung von CRM für die Rentabilitätsgleichung

Die Integration einer PSA-Lösung in ein CRM-System hat mehrere Vorteile. Während des Angebotsprozesses werden die operativen Kosten aus der PSA gezogen. Dies ermöglicht eine weitaus genauere Kostenschätzung für ein Projekt. Die Vertriebsteams können so sicherstellen, dass Geschäfte mit Margen abgeschlossen werden, die besser als der Break-Even sind. Die Kosten für den Verkauf an Kunden werden ebenfalls erfasst. Es ist nützlich zu wissen, wo die Kosten für den Verkauf an einen Kunden niedrig sind und wo die Rentabilität des Projekts hoch ist. Es zeigt, wo man in weitere Verkaufs- und Marketingmaßnahmen investieren sollte, um den Anteil am Kundenbudget zu erhöhen.

Eine integrierte Lösung ermöglicht es Beratern, am Verkaufsprozess teilzunehmen. Sie können Möglichkeiten zum Cross-Selling oder Up-Selling identifizieren, die von Vertriebsleitern in eine Verkaufschance umgewandelt werden können. Sobald eine Verkaufschance zu einem Angebot und dann zu einem Projekt wird, fließen Daten zwischen den Systemen. Dadurch werden Fehler reduziert und die Abstimmung zwischen Vertriebsteams und operativen Einheiten verbessert. Die CRM-Integration bietet auch einen Mehrwert für das Ressourcenmanagement.

 

Schlechtes Ressourcenmanagement kann die Rentabilität zunichte machen

Randy Mysliviec, Geschäftsführer des Resource Management Institute, sagt, dass es beim Ressourcenmanagement darum geht, “die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, um Margen und Projektleistung zu maximieren”. PSA-Tools können dabei helfen und sicherstellen, dass die Auslastung des vorhandenen Personals hoch gehalten wird. Wo es notwendig ist, werden die richtigen externen Ressourcen zu den richtigen Kosten in Projekte eingebracht. Dabei geht es nicht um ein “just in time”-Ressourcenmanagement, sondern um die Vorhersage, welche Ressourcen in Zukunft benötigt werden.

Durch die richtige Zusammensetzung der Mitarbeiter für ein Projekt wird sichergestellt, dass die Projekte im Rahmen oder nahe der geplanten Rentabilität durchgeführt werden. Hier kann die Integration mit CRM auch einen Mehrwert schaffen. Sie ermöglicht die Zusammenarbeit von Vertrieb und operativer Einheit und ermittelt die Ressourcenzuweisung für künftige Projekte, um eine regelmäßige Durchführung von rentablen Projekten zu gewährleisten. Ein nicht vernetztes Vertriebsteam, das Schlüsselressourcen verspricht, die nicht verfügbar oder zu teuer für die prognostizierten Einnahmen sind, riskiert die Rentabilität. Es kann auch auf etwaige Qualifikationslücken hinweisen, um einen Rekrutierungsprozess oder eine Schulung in Gang zu setzen.

Das Risiko eines Ungleichgewichts zwischen erforderlichen und verfügbaren Ressourcen ist während der Wachstumsphase eines Unternehmens besonders hoch. Ein Unternehmen muss den Einstellungsbedarf im Voraus genau planen. Zu viele Ressourcen für die verfügbare Arbeit führen zu einer geringen Auslastung und höheren Gemeinkosten. Zu wenige Ressourcen führen zu höheren Kosten, da ein höherer Anteil teurer externer Berater für die Durchführung von Projekten benötigt wird.

Zeit ist ein Faktor

Der Cashflow ist ein Killer für Unternehmen. Nur weil ein Unternehmen profitabel erscheint, bedeutet das nicht, dass es überleben kann. Wenn die Einnahmen erst nach der Zahlung von Gehältern und Ausgaben eingezogen werden, besteht die Gefahr, dass einem Unternehmen das Geld ausgeht. Dies gilt insbesondere, da professionelle Dienstleistungsunternehmen immer weiter wachsen. Mit größeren Projekten kommen größere Risiken. Die genaue und rechtzeitige Erfassung von Arbeitszeit- und Kostenabrechnungen mit anschließender zeitnaher Rechnungsstellung ist von entscheidender Bedeutung.

Eine Lösung besteht darin, sicherzustellen, dass Fristen rechtzeitig bedacht werden. Dies ist nicht der traditionell finanzielle Abschluss der Periode, sondern ein operativer. 10 % der suspekten Daten können das Monatsende in die Länge ziehen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Daten korrekt und belegt sind. Das Kreditorenteam eines Kunden kann die Zahlung aller Rechnungen verzögern, wenn eine einzige Spesenabrechnung fragwürdig ist. Hier kann ein PSA-Tool einen erheblichen Unterschied machen. PSA-Lösungen bieten Werkzeuge, die Unternehmen bei der Erfassung relevanter Daten am Ende einer Periode und eines Projekts unterstützen.

Moderne Systeme erhöhen den Grad der Automatisierung des Prozesses. Die Berater erfassen die Ausgaben in Echtzeit auf einem mobilen Gerät. Dank der OCR (optische Zeichenerkennung) kann die App die Eingabe von Daten praktisch überflüssig machen. Das System sagt auch voraus, an welchem Projekt oder welcher Aufgabe eine Person arbeitet, und aktualisiert die Informationen über die aufgewendete Zeit und das Projekt auf eine für Berater reibungslose Weise.

Zusammenfassung: Schauen Sie nicht nur auf die Rentabilität zurück

Ein Buchhaltungssystem erfasst und misst, was geschehen ist, und kann die historische Rentabilität bewerten. Eine PSA-Lösung sollte vorhersagen, welche Projekte in der Pipeline sind, welche Einnahmen sie generieren werden und welche Kosten bei der Durchführung dieser Projekte anfallen werden. Diese Fähigkeit, Informationen aus dem gesamten CRM- (Customer Relationship Management), Finanz-, HCM- (Human Capital Management) und dem PSA-Tool zu beziehen, ermöglicht es einem Unternehmen, die Rentabilität zu prognostizieren und Entscheidungen zu treffen, die sich darauf auswirken. Eine PSA-Lösung zieht Daten aus der Vertriebspipeline, den Gemeinkosten, Ausgaben und Ressourcen – diese Daten müssen zwar nicht perfekt sein, bieten aber eine vorausschauende Sicht, die es den Unternehmensleitern ermöglicht, rechtzeitig Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Wenn ein Unternehmensleiter die zukünftige Rentabilität nicht in Echtzeit messen kann, ist es möglicherweise zu spät. Die Fähigkeit, dies zu tun, ermöglicht es ihnen, wichtige Entscheidungen zu treffen, die sich auf ihr Geschäft auswirken. Dazu gehören:

1
Geringfügige Anpassungen von Projekte:

Wie z.B. eine Neugewichtung der Ressourcen, ein frühzeitiger Abschluss eines Projekts oder die Umsetzung eines Personalwechsels, um sicherzustellen, dass die zukünftige Ressourcenausstattung optimiert wird.

2
Größere Entscheidungen in Bezug auf die Dienstleistungsbereiche:

Verstehen der zukünftigen Anforderungen, um angemessene Investitionen in Ausbildung und Rekrutierung zu tätigen. Wenn ein erheblicher Mangel an einer bestimmten Qualifikation besteht, kann ein Rekrutierungsplan aufgestellt werden.

3
Direkte/Indirekte Kosten:

Während ein Finanzsystem diese oft im Nachhinein sieht, ist es für Unternehmensleiter besser, in Echtzeit den Finger am Puls des Unternehmens zu halten. Treffen Sie Entscheidungen, die sich auf die Rentabilität auswirken, jetzt und nicht erst am Ende des Monats, wenn die Berichte erstellt werden. Eine moderne PSA-Lösung bietet Dashboards, die nicht nur den prognostizierten Projektfortschritt, sondern auch die Rentabilität der Projekte liefern.

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