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So messen und verbessern Sie die abrechenbare Auslastung mithilfe eines PSA Systems

VERÖFFENTLICHT: JANUAR 2019

Ein Großteil der weltweit dynamischsten Dienstleistungsunternehmen machen sich heute die Professional Services Automation (PSA) zunutze, um Verbesserungen im eigenen Geschäft zu erzielen. Eine der effektivsten Arten, wie die PSA einem Dienstleistungsunternehmen hilft, seinen Umsatz zu steigern, besteht darin, größeren Nutzen aus der verfügbaren Mitarbeiterzeit zu ziehen. Dies wird auch als abrechenbare Auslastung bezeichnet. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Bedeutung von abrechenbarer Auslastung sowie mit Methoden, diese zu verbessern.

Was ist abrechenbare Auslastung?

Dienstleistungsunternehmen engagieren Fachkräfte, auf die der überwiegende Kostenanteil in dieser Branche entfällt. Die größte Herausforderung, der sich diese Unternehmen gegenübersehen, sind eine angemessene Ressourcenverwaltung und -zuweisung – Abgleich der Mitarbeiterzeit mit der entsprechenden Arbeit für die Kunden. Dies ist zeitkritisch und komplex. Wenn unsere eingestellten Mitarbeiter nächste Woche keine Arbeit für zahlende Kunden zu erledigen haben, entstehen dadurch unnötige Kosten für das Unternehmen. Die Zeit, die den Kunden zur Verfügung steht, ist die abrechenbare Auslastung.

Was ist die Realisierungsquote?

Wenn Mitarbeiter all die Stunden einbringen, für die sie bezahlt werden, vielleicht 40 Stunden pro Woche, ist ihre Zeit voll ausgelastet. Aber diese Auslastung ist möglicherweise nicht vollständig auf Kunden ausgerichtet. Die Mitarbeiter könnten an internen Projekten arbeiten, in der Verwaltung tätig sein oder Vorverkaufsarbeit erledigen. Andere Arten der Auslastung könnten auf Kunden ausgerichtet sein, sind aber nicht abrechenbar. Beispielsweise wurde die Arbeit ausgeführt, aber nicht entsprechend einem akzeptablen Standard, weshalb die Mitarbeiter diese wiederholen müssen. Die Stunden, die dem Kunden tatsächlich in die Rechnung gestellt werden, ergeben die Realisierungsquote. Sie wird als Prozentsatz der abrechenbaren Auslastung ausgedrückt.

Was ist übermäßige Auslastung?

Manchmal arbeiten Mitarbeiter in Dienstleistungsunternehmen letztendlich mehr als die ihnen zugewiesene Arbeitszeit von 40 Stunden oder was auch immer sie ist. Sie stellen möglicherweise fest, dass sie viel Zeit einbringen, um ein Ergebnis zu erzielen, das jemand anders angeblich an einem Arbeitstag zustande bringen würde. Manche Beratungsunternehmen erfassen nicht die tatsächliche Gesamtarbeitszeit der Mitarbeiter auf ihren Stundenzetteln, sie zeichnen lediglich auf, dass die jeweilige Person eine ganze Woche gearbeitet hat.

Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, Mitarbeiter zu berücksichtigen, die übermäßig ausgelastet werden. Wir argumentieren, dass es wichtig ist, über die zusätzlichen Anstrengungen Bescheid zu wissen, die die Mitarbeiter unternehmen. Eine übermäßige Auslastung birgt potenzielle Risiken für das Unternehmen – Burn-out, Kündigungen usw. Wenn wir diese Informationen nicht sammeln, können wir beim nächsten Mal keine besseren Zeitschätzungen machen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter ständig übermäßig auslasten, sollten Sie sich diese neun Tipps durchlesen, um die Ressourcen-Auslastung in den nächsten 30, 60 und 90 Tagen zu verbessern.

Was ist der Durchschnittssatz?

Der Durchschnittssatz ist die Vergütung, die Sie einem Berater im Tagesdurchschnitt für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum zahlen. Ein Beispiel ist ein Festpreisvertrag, bei dem sie den benötigten Arbeitsaufwand, der anfangs unterschätzt wurde, letztendlich nach wie vor bezahlen, nur zu einem reduzierten Satz. Sie berechnen denselben Betrag, den Festpreis, aber da sich das Ganze in die Länge zieht, liegt der Durchschnittssatz, den Sie für dieses Projekt pro Stunde verdienen, unter der ursprünglichen Schätzung.

Die Auslastung ist eine wichtige Kennzahl – aber auch der Durchschnittssatz ist entscheidend, um die Leistung des Unternehmens zu ermitteln. So kann die abrechenbare Auslastung 100 Prozent bei einem Durchschnittssatz von 600 Euro pro Tag oder 100 Prozent bei einem Durchschnittssatz von 300 Euro pro Tag betragen. Bei einem Festpreisvertrag, bei dem beträchtliche Mehrarbeit erforderlich war, erzielen Sie zwar immer noch dieselbe abrechenbare Auslastung in Prozent, nur der Durchschnittssatz fällt viel geringer aus. Letzterer ist ein guter Indikator für den Erfolg eines Projekts, d. h., Sie haben es sich zu einem Durchschnittssatz von 700 Euro pro Tag gesichert, es aber zu einem Durchschnittssatz von 400 Euro ausgeliefert.

Welche ist die richtige Soll-Auslastung für Ihr Unternehmen?

Genau genommen können Mitarbeiter nicht zu 100 % ausgelastet werden. Aber im Unternehmen muss Einigung darüber bestehen, was abrechenbare Auslastung tatsächlich ist? Schließen Sie beispielsweise Urlaub und Feiertage mit ein? Eine Auslastung von 80 % ist in einem Unternehmen etwas anderes als in einem anderen Unternehmen. Es ist außerdem wichtig, dass Sie verstehen, welche Auslastungsrate für Ihr Unternehmen gut ist. Dies hängt von der Berechnung der Prozentschwellen ab, die für ein bestimmtes Unternehmen gelten, um Geld zu verdienen und im Geschäft zu bleiben.

Beispielsweise könnte in einem bestimmten Unternehmen eine abrechenbare Auslastung von 60 % gewinnbringend und eine geringere verlustreich sein, 60–65 % wäre in Ordnung, 65–70 % ausgezeichnet und 70 % offen gesagt zu hoch. und sie müssen die Ursache ermitteln (es könnte einen triftigen Grund geben, wie z. B. das Ende eines Projekts). Wenn alle Ihre Teams diese Grenzwerte für das Unternehmen kennen, ist es auf einen Blick einfacher zu erkennen, worauf die Aufmerksamkeit gerichtet werden muss – d. h., handeln Sie auf Grundlage von Grenzwerten, die jeder versteht, und versuchen Sie nicht, daraus eine exakte Wissenschaft zu machen. Einige Mitarbeiter müssen die Details verstehen, aber es ist besser, dass alle Mitarbeiter die einfachen Dinge kennen, die ihnen helfen, eine ausgewogene und konsistente Leistung zu erzielen.

Nimmt die abrechenbare Auslastung zu oder ab?

Es ist sehr wichtig, sich über die Trends in Bezug auf die abrechenbare Auslastung im Klaren zu sein. Um diese genau zu messen, müssen zunächst die gesamten Arbeitsstunden der Mitarbeiter erfasst werden. Es ist wichtig, einen Überblick über die Zeit zu haben, die die Mitarbeiter tatsächlich für alle Arten von Projekten aufwenden. Sobald man die Stundenzettel hat, nimmt man im Wesentlichen die Anzahl der Stunden, die die Person in einer Woche als verfügbar erachtet wurde, und dividiert diese dann durch die Anzahl der Stunden, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Im Laufe der Zeit entwickeln Sie auf diese Weise theoretisch eine Möglichkeit, um Trends im Unternehmen zu beobachten.

Die Suche nach Trends ist viel wertvoller als der Versuch, individuelle Leistungen zu vergleichen. Dies könnte zu Abweichungen führen – jemand, der viel unterdurchschnittliche Arbeit geleistet hat, könnte schließlich eine höhere Rate für die abrechenbare Auslastung haben als die Person, die eingesetzt wurde, um die Arbeit erneut auszuführen. Wenn die abrechenbare Auslastung jedoch im Laufe der Zeit im Unternehmen abnimmt, wäre dies Grund zur Sorge. Wenn Sie diese hingegen um einen oder zwei Prozentpunkte steigern können, dürft dies direkte Auswirkungen auf den Umsatz haben.

Drei Möglichkeiten zur Verbesserung der abrechenbaren Auslastung

Die Implementierung einer leistungsfähigen PSA im gesamten Unternehmen sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten auf eine einzelne Quelle der Wahrheit einigen. Sie fragen sich vielleicht, was ein PSA ist. Die PSA ist ein Kollaborationstool, das für die Nutzung am Arbeitsplatz konzipiert ist und die betriebliche Effektivität steigert. Dies wiederum bedeutet, dass mehr Mitarbeiter mehr Zeit für passende, abrechenbare Projekte aufwenden. Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie die PSA diese Verbesserung unterstützt.

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Zuweisung von Mitarbeitern durch Ressourcen-Manager wird proaktiver

Eine proaktive Zuweisung von Mitarbeitern , sodass sie ihre Zeit weitestgehend dem Kunden widmen, bedarf einer gründlichen Planung. In einem Unternehmen, das eine reaktive Ressourcenbereitstellung betreibt, wird die Zeit oft dadurch verschwendet, dass Mitarbeiter kurzfristig von einem Auftrag auf einen anderen verlagert werden. Oder es kann dazu kommen, dass Mitarbeiter zwischen Projekten für Tage oder sogar Wochen keine abrechenbare Arbeit leisten müssen.

Eine PSA stellt die Transparenz des Ressourcenpools im gesamten Unternehmen sicher und legt abrechenbare Zeitfenster offen, die in einer Abteilung oder einem einzelnen Team isoliert organisiert gewesen sein können. Sie erhalten eine detailliertere Zeitansicht und können die se in kleineren Einheiten zuweisen – Stunden statt Tage. Diese Funktionen erleichtern es Ressourcen-Managern, die richtigen Mitarbeiter häufiger den richtigen Kunden zuzuordnen.

Ressourcen-Manager können besser vorausplanen und damit anstelle von teuren Auftragnehmern die Auslastung der Mitarbeiter maximieren und effektivere Teams aufbauen, wenn sie vorausschauen und Projekte vorläufig buchen, sobald deren Wahrscheinlichkeit einen hohen Grad erreicht hat.

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Effektivere Bereitstellung

Die Verwendung eines PSA zur Verwaltung von laufenden Projekten gibt einen besseren Überblick über deren Fortschritt. Wenn die Meilensteine und Aufwandsabschluss-Kennzahlen auf dem neuesten Stand sind, bietet ein PSA unter anderem den Vorteil, dass Sie eine Frühwarnung erhalten, wenn das Projekt allmählich vom Kurs abkommt. Das bedeutet, dass es am Ende von Projekten weniger unangenehme Überraschungen gibt, bei denen teure Mitarbeiter (vielleicht aus anderen Projekten) hinzugezogen werden müssen, die Stunden investieren, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Diese Situation verringert den Durchschnittssatz aller Projektbeteiligten.

Da die PSA es einfacher macht, Daten über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu sammeln, anstatt nur eine wöchentliche Gesamtzahl zu registrieren, kann sie im Laufe der Zeit auch dazu beitragen, dass die Vorschläge besser mit der Art und Weise übereinstimmen, wie die Arbeit durchgeführt wird. Wenn in dieser Hinsicht eine bessere Vorhersage möglich ist, kann sichergestellt werden, dass die prognostizierte abrechenbare Auslastung und die Realisierungsquoten nicht voneinander abweichen. Manchmal kann das Unternehmen aus kommerziellen Gründen (vielleicht um einen anderen Kundentyp zu gewinnen) die Entscheidung treffen, einen reduzierten Preis für ein Festpreisprojekt anzubieten. Aber es ist wichtig, darauf aufmerksam zu machen – wenn der Projektleiter weiß, dass das entsprechende Projekt zu einem geringen Durchschnittssatz verkauft wurde, ist er besser in der Lage, es effektiv zu leiten. Außerdem ist es besser, den Durchschnittssatz zu reduzieren, statt den benötigten Arbeitsaufwand zu unterschätzen – der Gesamtaufwand mag letztendlich gleich sein, aber durch die Unterschätzung der Zeit werden ungenaue Informationen in das System eingeführt.

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Ausrichtung auf den Markt

Ob hohe Raten für die abrechenbare Auslastung erreicht und aufrechterhalten werden können, hängt davon ab, ob das Unternehmen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten hat, um die Nachfrage zu befriedigen. Mit der Zeit werden Fähigkeiten, die früher gefragt waren, wahrscheinlich weniger nützlich. Mitarbeiter müssen ihre Fähigkeiten auffrischen und Unternehmen müssen sich nach Möglichkeiten umsehen, Personalbeschaffung und Schulungen an neuen Fähigkeiten auszurichten.

Ein PSA ermöglicht dem Unternehmen genaue Prognosen. Unternehmen können die Nachfrage aggregieren und als Grundlage für die Personaleinstellung nutzen sowie die Angebote und Vorschläge ständig an die Nachfrage anpassen, die sie in der Pipeline sehen.

Abschließende Überlegungen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung einer leistungsfähigen PSA wie Kimble den Unternehmen hilft, ihre abrechenbare Nutzung, die Realisierungsrate und die Rentabilität jedes Projekts zu verfolgen. Dank der genauen Überwachung dieser Indikatoren im Zeitverlauf kann das Unternehmen Trends im Auge behalten – nimmt die Rate für die abrechenbare Auslastung zu oder ab? Es sind solche Informationen, die für die Steigerung der Unternehmenseffizienz unverzichtbar sind. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unseren Dokumenten 2018 Professionelle Dienstleistungen – Benchmark für Preisgestaltung, Vergütung und Auslastung und So steigern Sie die Rentabilität eines Dienstleistungsunternehmens.

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