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Schaffung eines Business Case für PSA-Software

Ein aussagekräftiger Business Case benötigt eine Vorher und Nachher Story

Zwar ist die Analyse des Return on Investment (ROI) ein erwarteter Bestandteil jeder bedeutenden Unternehmensinvestition, jedoch reicht es nicht aus, einen ROI einfach isoliert darzustellen. Bevor Entscheidungsträger den Wert einer neuen Lösung beurteilen können, müssen sie die aktuelle Situation und die Probleme, die Sie zu lösen versuchen, verstehen. Daher sollten Sie eine Story erzählen, um einen effektiven Business Case zu schaffen: Beschreiben Sie den derzeitigen Stand, legen Sie die Auswirkungen vom Nichtstun dar und schildern Sie die eintretenden positiven Veränderungen im Falle der Einführung der vorgeschlagenen Lösung. Ihre ROI-Analyse kann dann eine unterstützende Rolle spielen, indem sie eine Prognose der finanziellen Auswirkungen der Implementierung eines neuen Systems ermöglicht.

Der vorliegende, für Softwareauswahlteams entwickelte Leitfaden dreht sich um die Schaffung einer aussagekräftigen Vorher und Nachher Story, die Ihren Business Case für eine neue PSA-Lösung repräsentiert.

Beschreiben Sie die aktuelle Situation

Bevor Sie Vorschläge für die Zukunft machen, erklären Sie, was heute vor sich geht

In der Eröffnung Ihrer Vorher und Nachher Story setzen Sie die Systeme, Tools und Prozesse in Szene, die derzeit für die Verwaltung Ihrer Dienstleistungsorganisation verwendet werden. Sie beschreiben die Herausforderungen und Probleme später, aber zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Entscheidungsträger verstehen, welche Systeme für einen Ersatz oder ein Upgrade infrage kommen.

Die Beschreibung Ihrer aktuellen Situation könnte Folgendes beinhalten:

  • welche Systeme und Tools von Vertriebs- und Bereichsdefinitionsteams eingesetzt werden, um gemeinsam Projektvorschläge zu erarbeiten
  • welche Methoden zur Beurteilung der Gewinnspannen von Geschäftsabschlüssen angewendet werden
  • die zur Besetzung von Projekten mit Mitarbeitern und zur Nachverfolgung der Auslastung angewendeten Methoden
  • Prozess zur Beurteilung der finanziellen Auswirkungen von Änderungsaufträgen und der damit verbundenen Genehmigungsprozesse
  • die zur Erfassung der abrechenbaren Zeit und Kosten für Projekte eingesetzten Tool
  • Beschreibung des Periodenabschlussprozesses und der zur Gewährleistung der Genauigkeit und Vollständigkeit der Fakturierung bestehenden Kontrollen
  • die zur Beurteilung der zukünftigen Dienstleistungsnachfrage eingesetzten Prognoseverfahren

Beschreiben Sie die Folgen fehlender Änderungen

Erklären Sie die Auswirkungen vom Nichtstun

Jetzt können Sie den betrieblichen Problemen, Herausforderungen und Ineffizienzen, die Ihre bestehenden Systeme verursachen, auf den Grund gehen. Stellen Sie den Entscheidungsträgern Ihre Einschätzung der wahrscheinlichen Ergebnisse bereit, falls Ihr Unternehmen beschließt, keine Änderungen vorzunehmen.

Im Folgenden sind einige mögliche Beispiele für die Auswirkungen der Beibehaltung bestehender Dienstleistungssysteme aufgeführt:

  • Verzögerungen im Verkaufszyklus aufgrund von Behinderungen bei Angebotserstellung und Genehmigungsprozessen
  • Unerfüllte Kundenerwartungen, da die Nichtverfügbarkeit wichtiger Mitarbeiter zu einem verspäteten Projektbeginn führt
  • Inakzeptable Anzahl von nicht abrechenbaren Stunden aufgrund der Aufzeichnung der Zeit für Projekte, die nicht durch einen Auftrag abgedeckt sind
  • Wiederkehrende Panik zum Monatsende, da Geschäfte, die laut vorheriger Prognose innerhalb der laufenden Periode abgeschlossen werden sollten, unerwartet auf zukünftige Perioden verschoben werden
  • Anhaltende Umsatzverluste aufgrund der verspäteten Einreichung von Zeiterfassungsdaten und aufgrund von außerhalb des Rahmens der Richtlinien liegender Kosten
  • Der Personalbestand im Backoffice und im operativen Betrieb muss ausgebaut werden, um das Wachstum im Dienstleistungsunternehmen zu unterstützen.
  • Verzögerungen bei Investitionsentscheidungen aufgrund früherer unzuverlässiger Dienstleistungsprognosen
  • Wettbewerbsnachteil aufgrund des fehlenden Zugangs zu modernen technologischen Fähigkeiten wie Mobilgeräten, zu Kunden und Anbietern, Self-Service-Portalen und Erkenntnissen zu maschinellem Lernen

Beschreiben Sie die Vorteile der Implementierung Ihrer empfohlenen Lösung

Schildern Sie die erwarteten positiven Veränderungen in Ihrem Unternehmen

Nachdem wir den vorherigen Stand behandelt haben, ist es nun an der Zeit, den Fokus darauf zu legen, welche Verbesserungen Sie nach einer erfolgreichen PSA-Implementierung vornehmen möchten und welche Sichtweise Sie auf das Leben haben werden. Beschreiben Sie die Prozesse, die Sie verbessern möchten, und die PSA-Funktionen, die Ihnen helfen, die wichtigsten Ziele Ihres vorgeschlagenen Projekts zu erreichen.

Im Folgenden sind beispielhaft einige Vorteile einer PSA-Lösung aufgeführt, die Ihrem Unternehmen zugutekommen könnten:

  • VORHERSAGBARKEIT DER SERVICE LEISTUNG

    Die empfohlene PSA-Lösung bietet den Rahmen für den Aufbau eines vorhersehbaren, dienstleistungsorientierten Geschäfts. Wir werden die Fähigkeit erlangen, Nachfrage frühzeitig zu erkennen, Mitarbeiter zu reservieren, bevor ein Geschäft zum Abschluss kommt, den verbleibenden Aufwand während der Projektabwicklung genau zu verfolgen und einen zeitnahen, konsistenten Abschluss zu erreichen, wodurch die Voraussetzungen für zuverlässige Prognosen geschafft werden. Mit diesem besseren Verständnis der zukünftigen Nachfrage werden wir in der Lage sein, fundiertere Entscheidungen über Geschäftsmodelle, Personalbestand und zukünftige Einstellungen zu treffen.

  • REPRODUZIERBARER PROJEKTERFOLG:

    Die PSA-Lösung bietet eine einzige, vertrauenswürdige Plattform für die Verwaltung der Bereichsdefinition von Geschäftsabschlüssen, die Projektabwicklung und die Verfolgung der Finanzdaten, wodurch die Ergebnisse verbessert und stärkere Kundenbeziehungen aufgebaut werden. Die Gesamtrentabilität wird verbessert, da der Ausschreibungsprozess ein detailliertes Verständnis der Gewinnmargen vor der Durchführung von Projekten beinhaltet. Zudem können Geschäfte unter Berücksichtigung der während des Verkaufszyklus erkannten Risiken strukturiert werden.

  • FÄHIGKEIT ZUR SCHNELLEN ERSTELLUNG UND VERFOLGUNG NEUER GESCHÄFTSMODELLE:

    Die PSA-Lösung stellt die notwendigen Tools bereit, um den Wandel von kundenspezifischen Angeboten zu Angebotspaketen, von zeit- und materialbasierten Verträgen zu Festpreisverträgen und vom Wasserfallmodell zum agilen Modell der Implementierung. PSA ermöglicht eine genaue Überwachung der Rentabilität, sodass wir schnell erkennen können, was funktioniert und was nicht. Darüber hinaus gewährt sie Einblicke, die wir benötigen, um Dienstleistungspakete entsprechend zu verfeinern und zu verwalten.

  • SKALIERBARKEIT DER DIENSTLEISTUNGSORGANISATION:

    Mit zunehmendem Wachstum unseres Dienstleistungsunternehmens nimmt auch die Komplexität des Betriebs zu: Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter und der ihnen entstehenden Kosten, promptes Versenden von Rechnungen, Nachfrageprognose, Verwaltung der Ressourcen, Rekrutierung neuer Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit, fristgerechte Projektübergabe im Rahmen des Budgets. PSA automatisiert diese Aktivitäten des Ressourcen-Managements und implementiert gleichzeitig Best-Practice-Prozesse, die es unserem Unternehmen ermöglichen, vorhersehbar und effizient zu skalieren.

  • VERBESSERTE RESSOURCEN-AUSLASTUNG:

    Das PSA-System beinhaltet Tools für Ressourcen-Management und Ressourcen-Planung, die einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit und Planung von Ressourcen über Geschäftsbereiche, Regionen und Fähigkeiten hinweg geben. Planungstools helfen Ressourcen-Managern, die beste Lösung für eine bestimmte Projektaktivität zu finden, um das effizienteste Szenario für die Ressourcen-Zuweisung und -Auslastung zu erstellen. PSA überwacht auch die Überbeanspruchung einzelner Mitarbeiter, um potenzielle „Burn-outs“ von Schlüsselpersonen zu erkennen, um Top-Talente zu binden und die hohen Kosten und die damit verbundenen Verzögerungen im Zusammenhang mit der Suche nach einem Ersatz zu vermeiden.

  • VOLLSTÄNDIGE TRANSPARENZ WÄHREND DES GESAMTEN PROJEKTLEBENSZYKLUS:

    PSA bietet Transparenz in Bezug auf den Projektstatus, die prognostizierte Gewinnmarge und den Fortschritt bei geplanten Meilensteinen während des gesamten Projektlebenszyklus. Die Manager erhalten rechtzeitig Warnmeldungen, sobald Probleme auftreten, die behoben werden müssen. Zudem werden nicht nur die Auswirkungen auf das jeweilige Projekt, sondern die Auswirkungen auf das gesamte Projektportfolio verstanden.

  • HÖHERE KUNDENZUFRIEDENHEIT:

    PSA ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit mit den Kunden während der gesamten Laufzeit eines Auftrags und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt in Übereinstimmung mit den Kundenerwartungen übergeben wird. Während der Projektauslieferung kann die Kundenkommunikation in Echtzeit erfolgen und auftretende Probleme können schnell gelöst werden. Kunden haben Self-Service-Zugriff auf ein sicheres Webportal, über das sie den Projektfortschritt verfolgen sowie Zeit und Kosten genehmigen können.

  • KONSISTENTE UND ZEITNAHE ABSCHLUSSPROZESSE:

    PSA gibt einen klaren Überblick über den Status der Abschlussaktivitäten und leitet das Operationsteam bei den vorrangigen Maßnahmen an, die erforderlich sind, um Perioden stets genau und fristgerecht abzuschließen.

  • REDUZIERTE BETRIEBSKOSTEN:

    PSA ermöglicht es unserem Unternehmen, ohne entsprechenden Anstieg des Verwaltungsaufwands zu skalieren, indem es zuvor manuelle Aktivitäten wie Abrechnung und Rechnungsstellung, Umsatzrealisierung und Abstimmungen automatisiert. Das Backoffice wird in der Lage sein, eine höhere Anzahl an betreuten Kunden, Projektauslieferungsressourcen und erstellten Rechnungen ohne Ausbau des Personalbestands zu verwalten.

  • EFFIZIENZ DES BETRIEBSKAPITALS DURCH ZEITNAHE, KORREKTE ABRECHNUNG:

    Die automatisierte Rechnungserstellung verbessert den Cashflow, indem sie die Anzahl der Kundenstreitigkeiten verringert. Die systematische Anwendung der Unternehmensrichtlinien auf die Bereichsdefinition von Aufträgen, das Änderungsauftragsmanagement und die Überwachung der Inanspruchnahme von Bestellungen wird uns helfen, unsere Ziele für die Gewinnmarge zu erreichen und das Risiko von Zahlungsverzögerungen zu reduzieren.

  • VERBESSERTE GENAUIGKEIT VON DATENEINGABEN UND PROGNOSEN:

    PSA verbessert die Genauigkeit der Zeiterfassung, indem sie intelligente empfohlene Einträge zu zugewiesenen Aufgaben bereitstellt, und ermöglicht es Projektleitern, den Umsatz auf der Grundlage ihrer aktuellen Kenntnisse des Lieferstatus ständig neu zu prognostizieren.

  • DIE SYSTEMATISCHE DURCHSETZUNG VON VERTRAGSBEDINGUNGEN MINIMIERT UMSATZVERLUSTE:

    PSA stellt sicher, dass für jeden Auftrag die Vertragsbedingungen und Genehmigungsrichtlinien des Kunden festgelegt werden, um die Verbuchung von Zeit und Kosten zu verhindern, die später nicht in Rechnung gestellt werden können. Ebenso üben Manager die Kontrolle aus, um die Verbuchung von Zeit und Kosten für verzögerte Aufträge zu verhindern. Es wird ein klarer Prozess für die Genehmigung und Bewertung von Projektarbeiten bereitgestellt, bei deren Durchführung ein Risiko bestand.

Dokumentieren Sie die erwarteten Ergebnisse

Verwenden Sie ROI-Kennzahlen, um Ihr Argument zu untermauern

Jetzt, wo Ihre Entscheidungsträger verstehen, wie Sie den Betrieb und die Leistung Ihres Dienstleistungsunternehmens verbessern wollen, können Sie traditionelle ROI-Kennzahlen verwenden, um Hinweise zu den erwarteten finanziellen Auswirkungen Ihrer empfohlenen Lösung zu geben.

Nutzen Sie Ihre ROI-Analyse, um relevante unterstützende Finanzkennzahlen zu den von Ihnen beschriebenen Vorteilen bereitzustellen. Im Folgenden sind Beispiele für ROI-Kennzahlen* für PSA aufgeführt:

*Ihre Ergebnisse können variieren, die verwendeten Zahlen dienen nur der Veranschaulichung.

Vorher
Nachher
Ressourcen-Auslastung
Ressourcen-Auslastung 60%
Ressourcen-Auslastung 65%, Anstieg des Umsatzes aus Dienstleistungen von 8%
Fluktuationsrate unter Beratern
Fluktuationsrate unter Beratern 20%
Fluktuationsrate unter Beratern 5%, Verringerung der jährlichen Einstellungskosten um 250.000/- Euro
Durchschnittliche Freistunden pro Projekt
Durchschnittliche Freistunden
pro Projekt 25
Durchschnittliche Freistunden pro Projekt 5, Anstieg des Umsatzes aus Dienstleistungen von 750.000/- Euro
Verspätete Zeiterfassungsdaten pro Monat
50 Mal verspätete Zeiterfassungsdaten
pro Monat
5 Mal verspätete Zeiterfassungsdaten pro Monat, Betriebszeiteinsparung pro Jahr 850 Stunden
Genauigkeit der Abrechnung
Genauigkeit der Abrechnung von 85%
Genauigkeit der Abrechnung von 99%, Finanzzeiteinsparung pro Jahr 900 Stunden
Nicht abrechenbare, außerhalb des Rahmens der Richtlinien liegende Kosten
10 % nicht abrechenbare, außerhalb des Rahmens der Richtlinien liegende Kosten
1 % nicht abrechenbare, außerhalb des Rahmens der Richtlinien liegende Kosten, Jährliche Reduzierung des Verlusts durch Kosten 250.000/- Euro
Prognosegenauigkeit für Dienstleistungen
+/- 25 % Prognosegenauigkeit für Dienstleistungen
+/- 5 % Prognosegenauigkeit für Dienstleistungen, Vertrauen der Stakeholder um 100 % verbessert

Fazit

Ohne Verständnis des derzeitigen Stands stößt wahrscheinlich jede Darstellung von ROI-Kennzahlen auf taube Ohren, daher besteht der Schlüssel zur Präsentation eines effektiven Business Case in einer Schilderung, die die aktuellen Herausforderungen beschreibt, die wahrscheinlichen Auswirkungen vom Nichtstun darlegt und erklärt, wie das Leben nach der erfolgreichen Implementierung einer neuen PSA-Lösung aussehen wird. Ist dieser Rahmen geschaffen, liefert Ihre ROI-Analyse die unterstützenden Kennzahlen für die erwarteten Auswirkungen Ihrer empfohlenen Lösung. Außerdem haben Sie auf diese Weise den Entscheidungsträgern das Verständnis vermittelt, das sie benötigen, um die richtige Wahl zu treffen.

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