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DMW: Schlankere Prozesse zum Wachstum und besserer Service für Klienten

Wie schafft es ein stark wachsendes Beratungsunternehmen, Klienten weiterhin mit Service der Spitzenklasse zu versorgen und gleichzeitig Prozesse zu automatisieren, die den Beratern zusätzliche Zeit für mehr Projekte schaffen? Dieser Herausforderung sah sich DMW gegenübergestellt, ein Beratungsunternehmen mit Spezialisierung auf Unterstützung von Klienten bei der Durchführung komplexer IT-Projekte. DMW, 1989 gegründet, beschäftigt heute um die 70 Mitarbeiter.

Martin Yapp, Direktor des Kundenservices bei DMW, sagt: „Wir sind so schnell gewachsen, dass die Tabellen, mit denen wir gearbeitet haben, sprichwörtlich aus allen Nähten geplatzt sind. Wir haben einfach zu viel Zeit damit verbringen müssen, Daten zu bereinigen und zu verwalten.“

Die Hürden überwinden

Weil die Back Office-Prozesse von DMW nicht skalierbar waren, um effizient wachsen zu können, fiel die Entscheidung im Oktober 2012 auf Kimble.

„Unser Management verschwendete zu viel Zeit damit, an die entsprechenden Infos im Unternehmen zu kommen. Zur Verwaltung der Ressourcen und zur Erstellung von Prognosen musste man eine Reihe komplizierter Tabellen auswerten – Zeit, die man sicher sinnvoller hätte nutzen können“, sagt Martin Yapp. Über die Verlässlichkeit der Infos konnte man sich nie wirklich sicher sein.

Yapp fügt hinzu: „Aufgrund der möglichen Fehler bei der Eingabe der Daten in Excel, bei komplexen Formeln und verschiedenen Tabellen, haben wir eine Menge Zeit mit der Überprüfung der Daten verbracht. Alle Anfragen gingen an eine einzige Quelle. Wollte ein Projektmanager beispielsweise die Zeiten und Kosten eines Projektes überprüfen oder Gewinne und Verluste vergleichen, bekam er diese Infos aus der Finanzabteilung, für die solche Anfragen natürlich einen Mehraufwand darstellten und andere Prozesse aufhielten.“

Die Vorteile für DMW

DMW genießt die Vorteile für verschiedene Unternehmensbereiche:

– Das Management hat heute mehr Zeit, sich auf die Entscheidungsfindung zu konzentrieren, die das Unternehmen weiterbringt.
– Die Rechnungsstellung erfolgt heute in nur drei bis vier Stunden und ist genau – früher dauerte dies drei bis vier Tage.
– Im gesamten Unternehmen werden Vertriebsmöglichkeiten mit noch mehr Engagement verfolgt.

Martin Yapp sagt: „Kimble erlaubt uns, unsere Dienstleistung dem Klienten gegenüber zu verbessern, während wir gleichzeitig ermüdende, aber notwendige Prozesse (welche die Geschäftsentwicklung oder unsere Kundenerfahrung nicht unmittelbar beeinflussen) automatisieren. Während wir früher sehr konzentriert darauf waren, die Infos zu Kosten, Zeiten sowie Gewinnen und Verlusten im System zu verwalten, ist es für uns heute eine Selbstverständlichkeit, dass alle Daten im System hinterlegt und korrekt sind und sich
unsere Berater auf die wesentlichen Dinge konzentrieren können. Die Auswirkungen für unser Unternehmen waren gewaltig: Mitarbeiter, die sich früher mit der Verwaltung von Vertriebsmöglichkeiten schwer taten, haben heute alle Daten quasi auf dem Serviertablett vor sich und erkennen so den wahren Wert für die Entwicklung des Unternehmens. Kimble wirkt für jeden wie ein Motivator und für uns ist die Software eine Quelle der Wahrheit.“

„Die ganzen Infos für das Management sind nun in Echtzeit verfügbar, was natürlich ein Riesenvorteil ist, wenn es darum geht, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Kosten im Blick zu behalten. Wir greifen heute zeitnah und präzise auf unsere Unternehmensinformationen zu.“

Über die Integration von Kimble in force.com ist Martin Yapp nicht minder begeistert: „Die Entscheidung, Kimble in einer Plattform zu integrieren, die jederzeit einfachen Zugriff von überall aus erlaubt und schnelle Konfiguration ermöglicht, war ein Geniestreich. Die Tatsache, dass Kimble die gleiche Sicherheit und das Renommee von force.com für sich nutzt, schafft sofort Vertrauen.“

„Seit der Einführung von Kimble vor etwas mehr als drei Jahren, haben wir unsere Mitarbeiterzahl verdoppelt. Unser Wachstum wäre ohne Kimble sicher nicht so problemlos über die Bühne gegangen. Kimble hat alle Prozesse für unsere Klienten verbessert, vom Erstgespräch als Lead bis hin zur Fertigstellung eines Projekts.“