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Neun Wege zur Verbesserung der Ressourcennutzungin den nächsten 30, 60 und 90 Tagen

Was ist Ressourcennutzung?

Die Ressourcennutzung bei professionellen Dienstleistungen bezieht sich darauf, wie die verschiedenen Ressourcen oder Experten, die die Hauptkostenbasis für Dienstleistungsunternehmen bilden, ihre Zeit nutzen. Die Optimierung dieser wichtigen Messgröße obliegt erstens den Ressourcenmanagern, zweitens den Projektmanagern und drittens den Dienstleistungsfachleuten.

Wenn Menschen eine maximale Arbeitsbelastung in Stunden pro Woche haben, sagen wir, dass sie voll ausgelastet sind. Es gibt jedoch verschiedene Kategorien der Auslastung.

  • Eine abrechenbare Auslastung liegt vor, wenn Ressourcen für einen Kunden bezahlte Arbeit leisten. Denken Sie daran, dass jemand sehr beschäftigt sein kann, ohne die Arbeitsabläufe und die Produktivität zu erreichen, die wir uns vielleicht wünschen.
  • Nicht abrechenbare Nutzung ist Zeit, die nicht in Rechnung gestellt werden kann. Dabei kann es sich um intern konzentrierte Arbeit handeln, es kann sich um Schulungen oder um Vorverkaufszeit handeln. All diese Formen der Zeitverwendung sind wertvoll, aber sie müssen nachverfolgt werden, weil die Kunden dafür höhere Gebühren zahlen müssen.
  • Eine andere Kategorie von nicht abrechenbarer Nutzung kann auftreten, weil die Projektdurchführung schlecht geplant wurde – jemand dachte, dieser Einsatz würde 80 Arbeitsstunden in Anspruch nehmen, und das wurde dem Kunden in Rechnung gestellt. Aber die 80 Stunden sind fast aufgebraucht und es gibt mehr Arbeit zu erledigen, so dass die zusätzlichen Stunden vom Dienstleister absorbiert oder abgeschrieben werden.

Wie Technologie jeden unterstützen kann, um die Ressourcennutzung zu verbessern

1. Ressourcen-Manager

Ressourcenmanager sind dafür verantwortlich, die einzelnen Ressourcen den am besten geeigneten Projekten und Aufgaben zuzuweisen. Es ist ein wenig wie die Arbeit eines Teamtrainers – die Auswahl der besten Kombination von Spielern, die auf das Spielfeld geschickt werden. Genau wie bei der Zusammenstellung einer Sportmannschaft geht es bei der Ressourcenplanung selten darum, die perfekte Kombination zu finden. Es geht darum, die Personen zu finden, die gut zusammenarbeiten – die über die richtige Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrung verfügen, bei der die jüngeren Mitglieder die Möglichkeit haben, zu lernen, und die älteren Mitglieder einige Fähigkeiten weitergeben können.

Ressourcenmanagement ist eine Kunst, und diese Rolle kann nicht durch Bots ersetzt werden. Dennoch kann Software für das Ressourcenmanagement den qualifizierten Fachleuten, die diese Rolle ausüben, von großem Nutzen sein und sie dabei unterstützen, ihre Arbeit besser und effizienter zu erledigen.

Der Einsatz von Business-Management-Software wie Professional Services Automation PSA macht es einfacher, auf Knopfdruck auf genaue, aktuelle Daten darüber zuzugreifen, wer wann verfügbar ist und was er am besten kann. Welche Erfahrungen haben sie in letzter Zeit gesammelt? Vielleicht haben sie seit ihrem Eintritt in das Unternehmen einige neue Fähigkeiten und Qualifikationen erworben? Welche Verpflichtungen und andere Aufgaben sollten ihnen übertragen werden? Wenn man die besten Mitarbeiter für Projekte einsetzt, kann man wahrscheinlich sicherstellen, dass ihre Zeit optimal genutzt wird

 

 

 

2. Projektmanager

Projektmanager sind nicht nur für die Genehmigung der Zeit verantwortlich, sondern auch dafür, dass die geplanten Meilensteine erreicht werden. Sie müssen den Projektplan auf dem neuesten Stand halten und auch dafür sorgen, dass Schwierigkeiten frühzeitig rot markiert werden. Dies trägt dazu bei, dass die Kundenzufriedenheit bei allen Aufträgen hoch bleibt. Niemand möchte gegen Ende eines Auftrages hören, dass es eine Menge unerledigter Arbeit und unerwartete Kosten gibt. Und bei einem Festpreis- oder Managed-Service-Vertrag kann es, wenn man dies durchgehen lässt, bedeuten, dass die Rettung dieses Projekts sehr viel nicht abrechenbare Zeit in Anspruch nehmen kann.

3. Dienstleistungsfachleute

Die Dienstleistungsfachleute selbst beteiligen sich an den Bemühungen um eine bessere Nutzung. PSA ermöglicht es den Servicefachleuten, leicht zu erkennen, was sie mit ihrer Zeit zu leisten haben, und dann festzuhalten, was sie geleistet haben. Es ist wichtig, dass die Zeiterfassung und -aufzeichnung auf dem neuesten Stand und genau ist, da diese Informationen für den Prozess der Verbesserung der Ressourcenzuweisung von entscheidender Bedeutung sind.

PSA gibt Managern eine bessere Vorstellung davon, wie die Ressourcen genutzt werden, unabhängig davon, ob dies abrechnungsfähig ist oder nicht. Sie schafft das Potenzial, nach vorne zu blicken und die besten Geschäftsentscheidungen zu treffen. Die Steigerung der abrechenbaren Nutzung wirkt sich direkt auf den Umsatz und die Rentabilität in einem Dienstleistungsunternehmen aus. In einem separaten Artikel, Zehn Wege zur Verbesserung des Ressourcenmanagements und der Ressourcenzuweisung, werden einige wichtige allgemeine Prinzipien und Techniken dargelegt.

Dieser Artikel befasst sich mit einigen spezifischeren Tipps und Tricks zur Verwendung von PSA zur Verbesserung der Ressourcennutzung auf kurze Sicht, d.h. über 30, 60 und 90 Tage.

 

30-Tage-Plan: Wie die Ressourcennutzung verbessert werden kann

1
Füllen Sie die Lücken

Können wir nach Möglichkeiten suchen, die unmittelbare Kapazität zu maximieren – zum Beispiel, wenn es Menschen mit nicht ausgelasteter Zeit gibt, können wir dann irgendwo Arbeit für sie finden? Wenn Aufträge storniert oder verschoben wurden, können wir dann diese Leute anderswo einsetzen?

2
Optimierung der Ressourcenzuweisung für jedes Projekt

Können wir nach einer Teilzeitbeschäftigung auf demselben Konto über alle Ressourcen hinweg Ausschau halten und sehen, ob wir die Aufgaben so mischen können, dass eine Person Vollzeit statt zwei oder mehr Personen in Teilzeit arbeitet (und jemanden anderswo einsetzen – eine Vollzeitbeschäftigung ist oft leichter bei einer neuen Aufgabe zu realisieren als eine Teilzeitbeschäftigung)?

3
Frühzeitig mit neuer Arbeit beginnen

Gibt es Gelegenheiten, “Work At Risk” zu betreiben, um die Leute zu beschäftigen und Aufträge abzurechnen, bei denen wir sicher sind, dass wir sie gewinnen werden, anstatt auf den ganzen Papierkram zu warten, bevor wir die Leute engagieren?

60-Tage-Plan

1
Überprüfen Sie die Ressourcen zu jedem Projekt

Der Blick in die Zukunft gibt uns die Möglichkeit, das Team für das Projekt zu unserem Vorteil zu verändern. Können wir zum Beispiel in den nächsten Monaten Vertragspartner, die wahrscheinlich teurer sein werden, ausmustern und durch Mitarbeiter ersetzen, die auf der Lohnabrechnung stehen?

2
Nicht ausgelastete Ressourcen auf abrechenbare Projekte übertragen

Können wir proaktiv Ressourcen verkaufen, deren aktuelle Aufträge auslaufen? Können wir diese Verfügbarkeit hervorheben, indem wir Profile an Vertriebsmitarbeiter oder Kundenbetreuer zwecks Upselling senden? Können wir ermäßigte Sätze oder Wissenstransferraten für Ressourcen aushandeln, die an Konten gehen, die nicht ausgelastet sind, in der Erwartung, dass sie nach einer gewissen Zeit in Rechnung gestellt werden können?

3
Verwalten der Nachfrage von bestehenden Kunden

Können wir auslaufende Aufträge verlängern und den Kunden proaktiv in dieses Gespräch einbeziehen? Dies wird die Pipeline vorantreiben und die Kontinuität der Aufträge sicherstellen, so dass eine Situation vermieden wird, in der es einen Zwischenstopp mit Mitarbeitern “auf der Ersatzbank” gibt, während die geschäftlichen Einzelheiten der Verlängerung ausgearbeitet werden.

90-Tage-Plan

1
Bewertung von Fähigkeiten und Suche nach Rekrutierungsmöglichkeiten

Drei Monate im Voraus sollten wir uns mit der sich abzeichnenden Nachfrage befassen und die Fähigkeiten analysieren, die wir inkubieren sollten. Gibt es genug Arbeit in der Pipeline, um die Möglichkeit zu schaffen, jemanden mit den entsprechenden Fähigkeiten einzustellen?

2
Sicherstellen, dass die Urlaubszeit über das Jahr verteilt ist

Können wir dazu ermutigen, Ferienbuchungen und andere nicht verfügbare Zeiten wie Schulungen usw. frühzeitig zu buchen? Dadurch wird ein Urlaubsaufbau am Jahresende vermieden – wenn jeder versucht, alle aufgelaufenen Urlaubstage zu nehmen, und die Auslastung sinkt, oder alternativ wirkt sich die Übertragung auf die Auslastung im folgenden Quartal aus (in der Regel muss die Übertragung in den ersten 3 Monaten genutzt werden). In einigen Sektoren gibt es eine Mode für “unbegrenzten Urlaub” – aber je nach Arbeitsplatzkultur kann dies bedeuten, dass sich die Menschen bei der Planung ihrer Reisen nicht wohl fühlen. Wenn man den Menschen einen vernünftigen Anspruch gibt und sie ermutigt, ihn zu nehmen und ihn lange im Voraus zu planen, trägt dies zu einer besser vorhersehbaren Situation bei.

3
Frühere Abrechnung neuer Mitarbeiter

Können wir die Starttermine für Neueinstellungen (vor allem die teuren) betrachten und den Zeitpunkt der Eingliederung mit den Startterminen für die Zuteilung in Einklang bringen, um die Auslastung vom ersten Tag an zu maximieren?

Abschließende Gedanken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein proaktives Ressourcenmanagement in einem Dienstleistungsunternehmen der Schlüssel zur Verbesserung der Unternehmensleistung ist – lesen Sie “Warum Ressourcenmanager die unbesungenen Helden eines Dienstleistungsunternehmens sind” für weitere Informationen. Ressourcenmanager, Projektmanager und Dienstleistungsfachleute spielen alle eine Rolle bei der Optimierung der Ressourcennutzung. Wenn sie alle durch kollaborative Workplace Management Technologie wie PSA Zugang zu genauen Echtzeit-Informationen haben, sind sie in der Lage, besser informierte Entscheidungen zu treffen, die dem Unternehmen zugute kommen.

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