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Moderne PSA-Software: Vorteile und Funktionen

Professional Services Automation, oft mit PSA abgekürzt, ist eine Software, die speziell zur Unterstützung von Unternehmen entwickelt wurde, welche abrechenbare Projekte an ihre Kunden liefern, entweder als engagierte Beratungsfirmen, bei denen Dienstleistungen die Haupteinnahmequelle sind, oder durch eine eingebettete Serviceorganisation, die ergänzende Dienstleistungen zu einem Kernprodukt anbietet.

In diesem Artikel beschreiben wir die wichtigsten Vorteile, die Sie von der erfolgreichen Implementierung eines PSA-Systems erwarten können, sowie die wesentlichen Merkmale von PSA.

Vier PSA-Vorteile für die C-Suite und das Senior Management

1
Vorhersagbarkeit der Leistungserbringung

Ein PSA-System bietet das Gerüst für den Aufbau eines vorhersehbaren dienstleistungsorientierten Geschäftsmodells. Die Fähigkeit, den Bedarf früher zu erkennen, Ressourcen zu verbuchen, bevor ein Geschäft abgeschlossen wird, den verbleibenden Aufwand während der Projektabwicklung genau zu verfolgen und einen rechtzeitigen, konsistenten Phasenabschluss aufrechtzuerhalten, schafft die Voraussetzungen für eine zuverlässige Prognose.

Ein besseres Verständnis der zukünftigen Nachfrage in Verbindung mit einer verbesserten Vorhersagbarkeit führt zu fundierteren Entscheidungen über Geschäftsmodelle, Personalbestand und zukünftige Personaleinstellungen.

2
Bessere Zusammenarbeit zwischen Verkaufs-, Service- und Finanzabteilung

Der wiederholbare Projekterfolg hängt von der engen Zusammenarbeit zwischen dem Verkaufsteam, der Projektorganisation, der Finanzabteilung und dem Kunden ab. PSA bietet eine einzige, vertrauenswürdige Plattform für die Verwaltung des Auftragsumfangs, die Abwicklung von Projekten und die Verfolgung von Finanzkennzahlen, wodurch die Ergebnisse für alle Beteiligten verbessert und stärkere Kundenbeziehungen aufgebaut werden.

Die Gesamtrentabilität wird verbessert, da der Ausschreibungsprozess ein detailliertes Erfassen der Gewinnspanne einschließt, bevor Projekte durchgeführt werden, und die Verträge so strukturiert werden können, dass die im Verkaufszyklus identifizierten Risiken berücksichtigt werden.

3
Erstellen und Verfolgen neuer Geschäftsmodelle

In einem Umfeld sich rasant wandelnder Geschäftsmodelle ist die Fähigkeit zur Beobachtung und zu schnellen Reaktionen der Schlüssel zum Erfolg. PSA bietet die erforderlichen Werkzeuge, um die Umwandlung von Individual- zu Paketangeboten, von Zeit- und Material- zu Festpreisverträgen und von Wasserfall- zu agilen Implementierungsmethoden zu ermöglichen.

Bei der Entwicklung dieser neuen Serviceangebote ermöglicht PSA eine genaue Überwachung der Rentabilität, um schnell zu erkennen, was funktioniert und was nicht, und den nötigen Überblick, um Servicepakete entsprechend zu verfeinern und zu verwalten.

4
Leistungsübersicht zur Unterstützung einer besseren Entscheidungsfindung

PSA liefert die aggregierten Daten der Projektdurchführung, die notwendig zur Verfolgung der tatsächlichen Leistungsergebnisse im Vergleich zu geplanten Einnahmen, Kosten und Gewinnspannen sind.

Gezielte Analysewerkzeuge heben die treibenden Faktoren für Performance-Trends hervor und bieten so dem Management ein zuverlässiges Grundgerüst für eine fundierte Entscheidungsfindung.

Fünf PSA-Vorteile für das Servicemanagement

1
Skalierbarkeit der Dienstleistungsorganisation

Bevor PSA eingeführt wurde, waren die Daten, die für die Fakturierung von Kundenrechnungen und retrospektive Finanzanalysen benötigt wurden, oft auf mehrere, manuell gepflegte, fehleranfällige Tabellen verteilt. Mit dem Wachstum eines Dienstleistungsunternehmens wächst jedoch auch die Komplexität der Abläufe: Erfassung der Arbeitszeit und der anfallenden Kosten, zeitnahes Versenden von Rechnungen, Bedarfsprognosen, Verwaltung von Ressourcen, Rekrutierung von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt, pünktliche und budgetgerechte Durchführung von Projekten.

PSA automatisiert diese Aktivitäten der Ressourcenverwaltung und implementiert gleichzeitig Best-Practice-Prozesse, die es Dienstleistungsunternehmen ermöglichen, vorhersehbar und effizient zu skalieren.

2
Verbesserte Ressourcennutzung

PSA-Systeme umfassen Tools für das Ressourcenmanagement und die Ressourcenplanung, welche einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit und die Planung von Ressourcen über verschiedene Praktiken, Regionen und Fähigkeiten hinweg bieten. Planungswerkzeuge helfen den Ressourcenmanagern, die für eine bestimmte Projektaktivität am besten geeignete Lösung zu finden, um das effizienteste Szenario für die Ressourcenzuweisung und -nutzung zu erstellen.

Die PSA überwacht auch die Überauslastung einzelner Ressourcen, um das Potenzial für das “Ausbrennen” von Schlüsselpersonen zu erkennen, um so dazu beizutragen, Spitzenkräfte zu halten und die hohen Kosten sowie Verzögerungen bei der Suche nach einem Ersatz zu vermeiden.

3
Vollständige Transparenz während des gesamten Projektlebenszyklus

Ohne PSA wird das finanzielle Ergebnis oft erst dann wahrgenommen, wenn sich das Projekt dem Abschluss nähert. Dies ist meist zu spät, um wirksame Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können. PSA schafft Transparenz über den Projektstatus, die prognostizierte Gewinnspanne und den Fortschritt im Hinblick auf geplante Meilensteine während des gesamten Projektlebenszyklus.

Die Manager erhalten rechtzeitig Warnmeldungen, um Probleme zu lösen, sobald sie auftreten, und die Auswirkungen werden nicht nur für das jeweilige Projekt, sondern auch für alle nachgelagerten Auswirkungen verstanden, die sich auf das gesamte Projektportfolio auswirken könnten.

4
Höhere Kundenzufriedenheit

Die PSA-Software ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit mit dem Kunden während der gesamten Laufzeit eines Auftrags, wodurch die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt entsprechend den Kundenerwartungen durchgeführt wird, deutlich erhöht wird. PSA formalisiert den Prozess der Einbindung des Serviceteams in den Verkaufszyklus, was das Vertrauen auf beiden Seiten fördert, dass das Projekt wie verkauft geliefert wird.

Während der Durchführung des Projekts kann die Kommunikation mit dem Kunden in Echtzeit stattfinden, so dass auftretende Probleme schnell gelöst werden können. Die Kunden haben einen Self-Service.Zugang zu einem sicheren Webportal, um den Projektfortschritt zu verfolgen und um Zeit und Ausgaben zu genehmigen.

5
Konsistenter und termingerechter Phasenabschluss-Prozess

Der Phasenabschluss ist ein kritischer operativer Vorgang, der den Cashflow fördert, Einnahmeverluste kontrolliert und die Grundlage für die Prognose zuverlässiger Leistungen schafft.

PSA schafft vollständige Transparenz über den Status der Abschlussaktivitäten und leitet das Operations-Team zu den erforderlichen Maßnahmen an, die für einen genauen und pünktlichen Abschluss der Phasen erforderlich sind.

Vier PSA-Vorteile für das Back Office

1
Reduzierte Gemeinkosten

PSA ermöglicht einer Dienstleistungsorganisation eine Skalierung ohne eine entsprechende Erhöhung des Verwaltungsaufwands. Dies wird durch die Automatisierung bisher manuell ausgeführter Aktivitäten wie Fakturierung und Rechnungsstellung, Umsatzrealisierung und Kontenabstimmung erreicht. Das Backoffice kann PSA zur Verwaltung größerer Mengen an betreuten Kunden, Ressourcen für die Projektabwicklung und die Anzahl der erstellten Rechnungen verwenden, ohne dass die Mitarbeiterzahl erhöht werden muss.

Cloud-basierte Online-Portale ermöglichen die selbstständige Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Zeitkarteneinreichungen und Kundenabrechnungsabfragen. Dadurch werden die täglichen Anforderungen an die Finanzabteilung bei der Bearbeitung von Routineanfragen reduziert und gleichzeitig die Geschwindigkeit bei der Lösung von Anfragen für Kunden, Mitarbeiter und Partner erhöht.

2
Steigerung des Working Capital durch zeitnahe und genaue Rechnungsstellung

Der Cashflow verbessert sich durch die PSA-Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses. Der Wegfall der manuellen Rechnungserstellung verbessert die Genauigkeit und verringert die Wahrscheinlichkeit von Kundenstreitigkeiten. Die konsistente Anwendung der Regeln zur Rechnungsautorisierung verkürzt die Zeit zwischen der Bereitstellung von Dienstleistungen und dem Zahlungseingang.

Die systematische Anwendung von Best Practices beim Engagement Scoping, beim Management von Änderungsaufträgen und bei der Überwachung der Inanspruchnahme von Bestellungen verringert das Risiko von Zahlungsverzögerungen und Streitigkeiten.

3
Verbesserte Dateneingabe und Prognosegenauigkeit

Wenn fakturierbare Zeit gegen die falsche Aktivität gebucht wird oder die Verfolgung der Einnahmenerfassung veraltet ist, muss die Finanzabteilung eingreifen, um die Fehler zu beheben und um nach Antworten zu suchen. Dies ist verschwendete Zeit und Energie für ein Team, welches sich auf die Fristen für den Phasenabschluss konzentriert.

PSA verbessert die Genauigkeit der Zeiterfassung, indem sie klare Richtlinien für die zugewiesenen Aufgaben für die aktuelle Phase liefert und Projektmanager in die Lage versetzt, die Einnahmen auf der Grundlage ihrer neuesten Erkenntnisse über den Lieferstatus konsequent neu zu prognostizieren.

4
Die systematische Durchsetzung von Vertragsbedingungen minimiert Einnahmeverluste

Mit dem Kunden vereinbarte Vertragsbedingungen wie z.B. zulässige Ausgabenkategorien, Regeln für die Neuabrechnung von Ausgaben, die erforderliche Genehmigungsmatrix und die Bestellpolitik werden für den Auftrag definiert, wodurch die Buchung von Zeit und Ausgaben, die später nicht mehr abgerechnet werden können, verhindert wird. In ähnlicher Weise haben Manager die Kontrolle, um Zeit- und Ausgabenbuchungen gegen zurückgestellte Aufträge zu verhindern.

Wenn die geschäftliche Entscheidung getroffen wird, eine Arbeit auf Risiko (d.h. ohne kommerzielle Absicherung) auszuführen, bietet PSA einen klaren Prozess zur Handhabung der Autorisierung, zur Zuweisung einer Risikobewertung und zum Verständnis der potenziellen finanziellen Auswirkungen.

Wichtige PSA-Merkmale

1. Angebots-Management

PSA spielt eine Schlüsselrolle im Prozess des Dienstleistungsvertriebs. Auf der Grundlage der während des Verkaufszyklus gesammelten Informationen werden die geplanten Einnahmen, Kosten und Zeiträume modelliert. Die Prognosen sind anfangs wahrscheinlich high level, aber mit zunehmendem Verständnis wird ein detaillierterer Plan erstellt, der die erforderlichen Fähigkeiten mit den damit verbundenen Kosten, die Projektmeilensteine mit Zeitrahmen, wiederkehrende Ertragsrenten und die Projektausgaben enthält. Infolgedessen arbeiten die Vertriebs-, Beschaffungs- und Lieferungsteams zusammen, um einen umfassenden Überblick über das Dienstleistungsangebot zu erhalten, sowohl aus funktionaler als auch aus kommerzieller Sicht.

Der PSA-Vorschlagsmanagementprozess gibt dem Vertrieb die Werkzeuge an die Hand, die er benötigt, um Angebote mit erreichbarem Zeitrahmen und höchster Zuversicht für den Projekterfolg zu erstellen. Da die Projektressourcen soft gebucht, die Kosten gefestigt und die Gewinnspannen nachvollziehbar werden, besteht sowohl für den Vertrieb als auch für den Kunden ein großer Anreiz, die Verträge zum prognostizierten Abschlusstermin zu unterzeichnen. Durch die Integration von CRM wird zudem eine doppelte Dateneingabe vermieden.

Ein vollständiges Verständnis der Marge erfordert eine Verfolgung der Kosten, die mit dem Zuschlag des Auftrags verbunden sind. Die Arbeit der Mitglieder des Angebotsteams im Verkaufszyklus wird auch im PSA-Einsatz aufgezeichnet, wodurch ein vollständiger Überblick über die Gewinnspannen der Aufträge einschließlich der Verkaufskosten entsteht.

2. Verwaltung von Ressourcen

PSA-Tools ermöglichen es Ressourcenmanagern, die Nachfrage nach der erforderlichen Projektarbeit und das Angebot an verfügbaren Ressourcen effizient aufeinander abzustimmen. Wenn Aufträge fest werden, werden generische Platzhalter, die im Verkaufsprozess erstellt wurden, bestimmten Ressourcen neu zugewiesen. Eine frühzeitige Softbuchung von Ressourcen ermöglicht eine proaktive Planung und vermeidet Überraschungen in letzter Minute. Für bereits laufende Projekte wird zusätzliche Arbeit, die über Änderungsaufträge identifiziert wurde, personell besetzt, während Ressourcen, deren vorzeitige Erfüllung prognostiziert wurde, neu zugewiesen werden können.

Ressourcenpläne und -verfügbarkeiten werden über aggregierte GANTT-Diagramme dargestellt, welche die Möglichkeit bieten, eine Ressourcensuche auf der Grundlage von Rolle, Verfügbarkeit, Standort, erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationsniveau durchzuführen. Diese PSA-Tools begleiten die Planer zu einem optimalen Ressourcenzuweisungsplan, der die Bedürfnisse einzelner Projekte mit den Gesamtzielen des Unternehmens in Bezug auf Marge, Auslastung und Personalbestand in Einklang bringt.

3. Projektabwicklung

PSA bietet die erforderlichen Werkzeuge für die Verwaltung von Projekten während des gesamten Projektlebenszyklus und bietet eine Echtzeitansicht des geplanten Aufwands, der Kosten und der Gewinnspannen.

  • Während des Verkaufszyklus entwickelte Vorschläge werden automatisch in Live-Projektpläne migriert, wodurch fehleranfällige Nachbearbeitungen vermieden werden und das Risiko kostspieliger Verzögerungen bis zum Projektstart vermieden wird.
  • Die Vertragsbedingungen werden auf der PSA-Seite konfiguriert, um sicherzustellen, dass die gebuchte Zeit und die Ausgaben den mit dem Kunden vereinbarten Bestimmungen entsprechen. Die systematische Durchsetzung von Vorschriften zur Auftragsdeckung, zulässigen Zeit- und Kostenkategorien, Richtlinien zur Kostenrückerstattung und den Genehmigungsregeln des Kunden reduziert das Potenzial für Kundenstreitigkeiten und minimiert Einnahmeverluste.
  • Engagement- und Portfolio-Dashboards bieten einen Echtzeit-Überblick über den voraussichtlichen Aufwand, die Kosten und die Margen, während dank intelligenter Einblicke, Warnungen und Benachrichtigungen wichtige Probleme aufgedeckt und die notwendigen vorrangigen Maßnahmen hervorgehoben werden, um Projekte auf Kurs zu halten, die Zuverlässigkeit zu erhöhen und die Rentabilität zu schützen.
  • Die Projektverwaltung ermöglicht die zentrale Erfassung von Risiken und Annahmen und deren potenzielle Auswirkungen. Das Budget für Maßnahmen, die diese Risiken reduzieren, kann in den Finanzplan des Kundenauftrags aufgenommen werden.
  • Änderungsaufträge werden verwaltet, genehmigt und nachverfolgt, wodurch ein vollständiges Verständnis ihrer Auswirkungen auf den Zeit- und Finanzrahmen des Projekts ermöglicht wird. Gegebenenfalls können damit verbundene Vorschläge oder CRM-Gelegenheiten für den Vertrieb erstellt werden, um die Vertragsverhandlungen zu unterstützen. Die Analyse von Änderungsaufträgen liefert wertvolles Feedback für zukünftige Verkaufsaufträge, indem häufig angeforderte zusätzliche Funktionen oder Kernkomponenten identifiziert werden, die in den Angebotsvorlagen fehlen.
  • Kundenstatusberichte können durch formalisierte Aufzeichnung von Projektrisiken, Annahmen, Problemen und Abhängigkeiten automatisch generiert werden. Interne und Kundenansichten von Statusberichten können beibehalten werden, wobei das Risiko von Datenduplikaten vermieden wird. Sichere, private Online-Kundenportale bieten einen Self-Service-Mechanismus für die Kundenkommunikation und die Verwaltung von Genehmigungen.

4. Zeit- und Kostenverfolgung

PSA bietet Zeit- und Kostenverfolgungswerkzeuge, mit denen Berater über die Arbeit an den ihnen zugewiesenen Projekten berichten, den verbleibenden Aufwand prognostizieren und die entstandenen Kosten erfassen können. Browserbasierte oder mobile Dateneingabemethoden unterstützen die Arbeit im Büro, von zu Hause aus oder vor Ort. Die Berater erhalten vorausschauende, vorgeschlagene Zeiteinträge auf der Grundlage ihrer prognostizierten Zuweisungen für den Zeitraum und werden dazu angeleitet, die Ausgaben anhand der mit dem Kunden vereinbarten Kategorien zu erfassen.

Die ausgefüllten Zeitkarten und Spesenabrechnungen werden dann nach den im Auftrag festgelegten Regeln zur Genehmigung vorgelegt. Benachrichtigungen geben den Einreichern und Genehmigern in Echtzeit Einblick in den Einreichungs- und Genehmigungsstatus.

5. Abschluss einer Phase

Der Phasenabschluss in einem Dienstleistungsunternehmen ist ein wiederkehrender Prozess, bei dem Projektmanager und das Operations-Team routinemäßig überwachen, welche Arbeiten erwartet und welche tatsächlich durchgeführt und im PSA-System erfasst wurden. Eine speziell entwickelte Phasenabschlusskonsole bietet eine zusammenfassende Ansicht der Aktivitäten, die für den Abschluss der aktuellen Phase erforderlich sind, einschließlich:

  • Ausstehende Zeitkarten und Zeitkarten, die auf Genehmigung warten.
  • Offene Meilensteine, deren Abschluss in der laufenden Phase geplant war.
  • Offene Vorschläge mit Abschlussdatum in der aktuellen Phase.
  • Projektelemente, deren Beginn in dieser Phase geplant ist, die aber derzeit inaktiv sind.
  • Arbeiten, deren Beginn in dieser Phase geplant war, denen aber noch keine Ressourcen zugewiesen wurden.

Manager können automatische E-Mail-Erinnerungen und Nachverfolger verwenden, um ausstehende Posten anzufordern, oder, vorbehaltlich der Unternehmensrichtlinien, eigene Aktualisierungen und Genehmigungen durchführen.

6. Rechnungsstellung und Projektabrechnung

Während die PSA-Software in die zentrale Finanzbuchhaltungs-Anwendungen eines Unternehmens integriert wird, werden spezifische Projektabrechnungsfunktionen wie Fakturierung, Umsatzerfassung und Rentabilitätsanalyse im PSA-System durchgeführt.

PSA übernimmt die automatische Erstellung von Kundenrechnungen, um Umsatzverluste zu minimieren und den Cashflow zu maximieren. Rechnungen können mit Hilfe eines assistentengesteuerten, geführten Prozesses oder im Batch-Verfahren erstellt und mit den dazugehörigen Details an den Kunden gesendet werden. Rechnungsformate können für bestimmte Projekttypen, Kunden und lokale Steuerregelungen konfiguriert werden, und es können sprachspezifische Formulare erstellt werden.

Die Ertragserfassung von Projekten wird innerhalb der PSA in Übereinstimmung mit den neuesten Buchhaltungsstandards (ASC 606 und IFRS 15) für Zeit- und Ausgaben-, Festpreis-, Meilenstein- und Jahresgebühren-basierte Dienstleistungen verwaltet. Bei gebündelten Dienstleistungen werden mehrere Methoden der Ertragserfassung innerhalb eines einzigen Auftrags unterstützt.

Durch die nahtlose Übertragung von Finanzdaten an die Hauptbuchhaltung ist PSA mit allen führenden Buchhaltungspaketen und ERP-Systemen kompatibel, wobei dedizierte Anwendungskonnektoren oder eine auf offenen Standards basierende API-Integrationsarchitektur für Webdienste verwendet werden.

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