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Ein Leitfaden für Projektmanagement-Software:
Von PPM zu PSA

Projektmanagement ist von überragender Bedeutung

Die Technologie hat die Geschwindigkeit, mit der Geschäfte gemacht werden, beschleunigt, was bedeutet, dass die Praxis des Projektmanagements von größter Bedeutung ist. Im Gegenzug wurde die Technologie geschaffen, um Projektmanagern bei der Bewältigung des zunehmenden Wettbewerbs, steigender Erwartungen und kürzerer Zeitvorgaben zu helfen. Und dennoch, obwohl die Technologie des Projektmanagements Hunderte von Formen angenommen hat, wie z.B. Software für das Aufgabenmanagement und PPM, scheitern Projekte immer noch. Dies deutet darauf hin, dass die populärsten Projektmanagement-Softwarelösungen das Problem nicht an der Wurzel gepackt haben – sie sind kein Heilmittel gegen Einnahmeverluste und Projektausfälle, sie behandeln lediglich Symptome. Wir werden erörtern, wie Software zur Automatisierung von professionellen Dienstleistungen (Professional Services Automation, PSA) das Problem tatsächlich behandelt, das tendenziell auf die mangelnde Kohärenz zwischen Abrechnung, Scoping, Ressourcenbeschaffung, Prognose und Lieferung zurückzuführen ist. Anstatt sich um die Schmerzen zu kümmern, benötigen viele Organisationen eine Technologie, die Kommunikationsprobleme, Scoping-Herausforderungen und ineffektive Projektplanung tatsächlich löst.

Die Entwicklung des Projektmanagements

Laut PMI ist “Projektmanagement die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen”. Projektmanagement mag wie eine einfache Aufgabe klingen, aber es ist von Komplexität und unendlich vielen beweglichen Teilen durchsetzt. Jedes Unternehmen, das Dienstleistungen oder Produkte in Form von Projekten liefert, hat von Anfang an irgendeine Form des Projektmanagements praktiziert. Forschungen zur Geschichte des Projektmanagements zufolge “haben die Menschen in der gesamten Geschichte der Menschheit an der Verbesserung und Verfeinerung der Praktiken des Projektmanagements gearbeitet”.

Dennoch hat das Projektmanagement als Prozess seit den Pyramiden von Gizeh und der Großen Mauer von China einen recht langen Weg zurückgelegt. Mit dem schnelllebigeren Klima der heutigen Wirtschaft hat das Projektmanagement begonnen, die Hebel in Bewegung zu setzen, um Dinge schneller, in besserer Qualität und mit geringeren Margen zu liefern. Die erfolgreiche Durchführung von Projektmanagement schafft in den letzten Jahren einen Wettbewerbsvorteil. Laut PMI “helfen Fachwissen und Kontrolle im Projektmanagement Unternehmen dabei, ihren Lieferprozess zu rationalisieren, Kosten zu senken und Risiken zu umgehen, da es wenig Spielraum für Fehler und weniger Ressourcen gibt, auf die man sich verlassen muss”.

In den letzten Jahren sind Hunderte verschiedene Arten von Projektmanagement-Software mit Tausenden unterschiedlichen Funktionen auf den Markt gekommen. Doch selbst mit der Unterstützung von Technologie scheitern Projekte immer noch in rasantem Tempo. Laut einer Studie von PMI aus dem Jahr 2018 “werden 9,9% jedes Dollars aufgrund schlechter Projektleistung verschwendet”.

Fünf Hauptursachen für das Scheitern von Projekten

Es gibt fünf Hauptgründe, warum Projekte nicht erfolgreich sind. Trotz der weit verbreiteten Akzeptanz von Projektmanagement-Software werden die Wurzeln der unten dargestellten Probleme einfach nicht angegangen.

1
Versagen bei der effektiven Planung

Zu einer effektiven Projektplanung gehören die Ausarbeitung Ihres Plans und die Festlegung eines realistischen Zeitrahmens, die Schätzung der Kosten, die Festlegung von Meilensteinen, die Dokumentation der Ergebnisse und die Definition des Projektumfangs.

2
Mangelnde Kommunikation

Schlechte Kommunikation kann zu einer Katastrophe führen und ist ein wichtiger Faktor für das Scheitern von Projekten. Als Projektleiter sind Sie dafür verantwortlich, Ihr Team gut zu informieren, Transparenz zu schaffen und die Teammitglieder zu ermutigen, ihre Vorschläge oder Bedenken mitzuteilen. Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Projekt auseinander fällt, nur weil Sie nicht effektiv kommuniziert haben.

3
Unzureichendes Scope-Dokument

von Projekten – und es kommt häufiger vor, als Sie vielleicht denken. Ganze 75% der IT-Führungskräfte sind der Meinung, dass ihre Projekte vom ersten Tag an zum Scheitern verurteilt sind, weil sich der Umfang ständig ändert. Projektmanager sind dafür verantwortlich, Änderungen des Projektumfangs zu handhaben und sich zu fragen, ob diese Änderungen notwendig sind. Wenn sich der Umfang eines Projekts ändert – und das wird er – müssen die Projektmanager auch bedenken, wie sich dies auf den Zeitplan und das Budget des abgeschlossenen Projekts auswirken kann, und sie müssen eventuell an den Kunden herantreten, um das Budget entsprechend anzupassen.

4
Missachtung des Risikomanagements

Wenn es darauf ankommt, wissen wir alle, dass Projekte nicht wie geplant verlaufen und regelmäßig scheitern. Wenn Sie keine Rückschläge einplanen, fordern Sie eine Katastrophe. Erstellen Sie ein Risikoprotokoll mit einem Handlungskonzept und bewahren Sie es an einem Ort auf, wo Ihre Teammitglieder und Interessenvertreter Zugang dazu haben. Wenn Sie alle Ihre Informationen in einer zentralen Datenbank aufbewahren, können Ihre Teammitglieder leicht Informationen finden und neue Mitglieder über Projekte auf den neuesten Stand bringen.

5
Nicht die richtigen Leute auswählen

Während es in der Verantwortung Ihrer Ressourcen- und Rekrutierungsabteilungen liegt, die richtigen Leute für die Stelle zu finden, liegt es in Ihrer Verantwortung als Projektmanager, die richtigen Aufgaben den richtigen Leuten zuzuweisen und sicherzustellen, dass Sie ein geschlossenes Team haben. Weisen Sie den Teammitgliedern Rollen zu, in denen sie erfolgreich sein werden, und nutzen Sie Ihre zentralen Ressourcen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten, während Sie und Ihr Team Ihr Projekt bis zum Abschluss verfolgen.

Projektmanagement-Software ist auf dem Markt als Antwort auf viele gemeinsame Herausforderungen von Projektmanagern entstanden. In der Regel beginnen Unternehmen mit der Suche nach PM-Software, wenn sie eine kritische Masse an Projekten erreicht haben, die ohne irgendeine Art von Automatisierung einfach nicht mehr zu verwalten sind. Viele Unternehmen erleben den Schmerz des Versuchs, Projekte manuell mit selbst entwickelten Ressourcen zu verwalten, weil es einfach unmöglich wird, sich ohne technologische Unterstützung an alle laufenden Arbeiten zu erinnern.

Was ist Projektmanagement-Software?

Laut Capterra “ist der Bereich Projektmanagement heute ein Titan in der Software-Welt, mit über 625 Projektmanagement-Lösungen in 20 verschiedenen Kategorien im Jahr 2018”. Im Kern gibt die Projektmanagement-Software “jedem Team die Möglichkeit, die Details und Verantwortlichkeiten ihrer Projekte zu organisieren, zusammenzuarbeiten und zu verfolgen. Die Projektmanagement-Software-Branche umfasst heute über eine Milliarde Dollar mit Hunderten von wettbewerbsfähigen Lösungen”.

Laut Technology Advice ist “Projektmanagement-Software eine Software, die Projektmanagern (PMs) und Teams hilft, zusammenzuarbeiten und ihre Ziele termingerecht zu erreichen und gleichzeitig Ressourcen und Kosten zu verwalten. Zu den Funktionen können Aufgabenverteilung, Zeiterfassung, Budgetierung, Ressourcenplanung, Teamzusammenarbeit und vieles mehr gehören”. Hier einige Beispiele für Projektmanagement-Software: Software für Aufgabenmanagement, Software für Collaborative Work Management (CWM), Software für Projektportfoliomanagement (PPM) und Software für Professional Services Automation (PSA).

Software für das Aufgabenmanagement

Aufgabenmanagement ist der Prozess der Bewältigung einer Aufgabe durch verschiedene Phasen: Planung, Entwicklung und Abschluss. Software für die Aufgabenverwaltung kann dazu verwendet werden, Probleme und Möglichkeiten vorherzusagen und Ihre Methoden und Ressourcen entsprechend den sich ändernden Umständen neu zu organisieren. Es gibt zahlreiche Aufgabenverwaltungs-Tools wie Aufgabenlisten, Erinnerungen, Online-Kalender und Workflow-Software.

Software zur Verwaltung des Projektportfolios

Projektportfoliomanagement (PPM) ist ein Begriff, der beschreibt, wie wir mit der oft verwirrenden Mischung aus miteinander verflochtenen, abhängigen und verbundenen Projekten umgehen. PPM betrachtet das Gesamtbild aller gruppierten Projekte – vergangene, gegenwärtige und zukünftige – und berechnet die optimale Priorisierung und Abfolge von Projekten, um die Kapitalrendite zu maximieren. Software für das Projektportfoliomanagement ermöglicht es den Benutzern, alle Projekte in einem Portfolio zu konsolidieren, um beispielsweise die Gesamtlücken oder Überschneidungen in Bezug auf Fortschritt, Umfang, Ressourcenverfügbarkeit und Einnahmen besser zu verstehen.

Remote Monitoring- und Management-Software

RMM ist die ferngesteuerte, proaktive Überwachung und Verwaltung der gesamten IT-Infrastruktur. RMM-Tools sammeln Informationen über Anwendungen und Hardware, die am Standort des Kunden betrieben werden, und liefern dem IT-Dienstleister Aktivitätsberichte, die es ihm ermöglichen, alle Probleme zu lösen. RMM bietet Analysen der Aktivitäten, die auf den einzelnen Arbeitsstationen, Computern und Netzwerken stattfinden. Die Echtzeit-Einblicke helfen Unternehmen, Probleme schnell und von überall her zu identifizieren und zu lösen.

Software für kollaboratives Workforce Management

Collaborative Workforce Management (CWM) ist eine Software zur Datenerfassung, interaktiven Arbeitsvisualisierung und nahtlosen abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. CWM-Tools sind darauf ausgerichtet, die Produktivität zu steigern und die Flexibilität zu verbessern, indem sie den Teams helfen, effektiver zusammenzuarbeiten.

Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen

Professional Services Automation, oft mit PSA abgekürzt, ist eine Unternehmenssoftware, die speziell zur Unterstützung von Unternehmen entwickelt wurde, die ihren Kunden abrechenbare Projekte oder verwaltete Dienstleistungen anbieten. Sie geht über die Abwicklung einiger weniger Projekte oder eines Portfolios von Projekten hinaus. PSA-Software ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, bei dem die Projektdurchführung im Mittelpunkt des Erfolgs steht. Das Herzstück der PSA-Tools ist eine wichtige Projektmanagement-Komponente, die dazu dient, Abteilungen über Dienstleistungsunternehmen hinweg zu vereinen.

Wann sollten Sie in PPM-Software investieren?

Projektmanagement-Software wie Projektportfoliomanagement, Aufgabenmanagement oder Collaborative Work Management Software ermöglicht es einem Unternehmen, ein Projekt oder Portfolio durch komplexe Projektstrukturpläne effektiver zu verwalten. PPM-Software ist sehr effektiv für Unternehmen, die den Fortschritt und die Kosten von Projekten im Auge behalten müssen.

Diese Lösungen sind die richtige Option für Unternehmen, denen keine Ressourcen für Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden oder deren Ressourcen auf eine Reihe von Einsätzen verteilt sind. PPM- und Portfoliomanagement-Software ist ein großartiges Werkzeug für Unternehmen ohne eine starke Geschäfts- oder Handelsbeziehung mit dem Kunden.

PPM-Tools können auch dann von Vorteil sein, wenn es um interne Investitionen und die Priorisierung von Projekten bis hin zur Ressourcenstrategie geht. Für Dienstleistungsunternehmen, in denen Sie Dienstleistungen direkt an einen Kunden liefern und die geleistete Arbeit für ein vielfältiges Portfolio in Rechnung stellen, ist jedoch etwas mehr erforderlich. Zur Bewältigung von PM-Herausforderungen, die mehr als nur “ein verbessertes Projektmanagement” erfordern, ist ein System erforderlich, das die damit verbundenen Probleme wie mangelnde Kommunikation, unangemessenes Scoping, Ressourcenoptimierung und genaue Prognosen angeht. Um diese umfassenderen Probleme anzugehen, wurde PSA geschaffen…

Wann sollten Sie in PSA-Software investieren?

Grundlegende Projektmanagement-Tools werden verwendet, um die Projektabwicklung nach dem Verkauf zu unterstützen, aber es fehlt der Zusammenhang zwischen Verträgen, Umfang, Voraussicht, Budgets und Abrechnung. Unternehmen sollten in Erwägung ziehen, in fortschrittlichere Projektmanagement-Tools zu investieren, wie z.B. PSA-Software, um die Projektabwicklung von Anfang bis Ende ganzheitlich zu verwalten.

Projektmanagement-Software muss die Reibung zwischen den Abteilungen und den Mangel an Zusammenhalt entlang der einzelnen Schritte des Projektlebenszyklus beseitigen. Projektmanagement darf kein nachträglicher Gedanke sein. Es muss in der Scoping-Phase berücksichtigt werden. An dieser Stelle kommt Professional Services Automation ins Spiel.

PSA-Software befasst sich mit drei kritischen Fragen, die von vielen Dienstleistungsorganisationen geteilt werden:

  1. Verkauf und Lieferung sind isoliert
  2. Ungenaue Prognosen
  3. Zeitaufwändige Abrechnungsprozesse

Ein PSA-Tool kann eine Reihe von Funktionen umfassen, aber zu den Schlüsselkomponenten gehören Projektmanagement, Ressourcenmanagement sowie Zeit- und Kostenmanagement. Software in dieser PSA-Kategorie soll Unternehmen dabei helfen, Projektmeilensteine und Zeitpläne einzuhalten, den Projekten Ressourcen zuzuweisen, um die Personalauslastung zu optimieren, und zu Abrechnungszwecken die Zeit der Mitarbeiter und die angefallenen Ausgaben zu verfolgen. SPI Research definiert Professional Services Automation (PSA) als: Eine Softwarelösung, die zur Erhöhung der betrieblichen Transparenz und zur Verbesserung der Prozesseffizienz in projekt- und dienstleistungsorientierten Unternehmen eingesetzt wird.

PSA geht über Aufgabenmanagement, Projektstrukturpläne sowie Zeit- und Projektzuweisung hinaus. PSA-Tools stellen sicher, dass nicht nur der Projektstatus nachverfolgt wird, sondern auch abrechenbare Zeit und Ausgaben in Übereinstimmung mit Verträgen und Service-Level-Agreements erfasst werden, wodurch der gesamte Abrechnungsprozess vereinfacht wird. PSA verbindet alle Punkte dazwischen:

  1. Rechnungsstellung
  2. Scoping
  3. Ressourcenbeschaffung
  4. Prognosen

PSA stellt die Dienstleistungserbringung in den Mittelpunkt Ihres Unternehmens

Moderne PSA-Tools beziehen den Projektmanager früher in den Scoping-Prozess ein, so dass alle verkauften Geschäfte für alle am Projekt Beteiligten erreichbar sind. PSA-Tools ermöglichen es den Lieferungsteams, aktiv am Periodenabschlussprozess teilzunehmen, Teil des Fakturierungsprozesses mit dem Finanzwesen zu sein sowie mit dem Vertrieb und dem Ressourcenbeschaffungsteam zusammenzuarbeiten. Die Schnittmenge von Finanzen, Ressourcenbeschaffung und Lieferung ist der Schlüssel zur Verringerung des Projektversagens.

PSA ist für Unternehmen mit einzelnen Beratern, die über mehrere Projekte und Kunden verteilt sind, von entscheidender Bedeutung. PSA bewältigt die zusätzliche Komplexität bei der Bestimmung der Projektmarge, wenn Ressourcen von Subunternehmern Dritter beteiligt sind. PSA löst auch die Komplexität, die entsteht, wenn Experten auf komplizierte Weise über eine Gruppe von geldbringenden Aufträgen verteilt sind, indem es dem Unternehmen hilft, die damit verbundenen Einnahmen und Kosten zu vereinfachen und zu verstehen.

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