• en
  • de

Wie der fristgerechte Abschluss von Finanzperioden die Vorhersagbarkeit des Geschäfts fördert

Der Monat ist wieder zu Ende. Eigentlich ist es bereits acht Tage nach Monatsende, und Sie suchen in verschiedenen Abteilungen nach den Informationen, die Sie für den Abschluss der Finanzperiode benötigen würden. Ihr Team macht sich auf die Suche nach den Einnahmen, die eigentlich noch in diesem Monat verbucht werden sollten. Was ist mit diesen Einnahmen geschehen?

  • Sind sie in Zeiterfassungsbögen aufgetaucht, die nicht eingereicht wurden?
  • Sind sie in Verkaufschancen versteckt, deren Abschlussdatum noch nicht verschoben wurde?
  • Wenn sie in diesem Monat nicht eingehen, können Sie diesen Umsatz in einer zukünftigen Periode erwarten oder ist er einfach weg?

Solange Sie diese Fragen nicht beantworten können, können Sie Ihren Kunden keine Rechnungen ausstellen und wissen auch nicht genau, was in den kommenden Finanzzeiträumen passieren wird. Wenn dies in etwa so klingt wie das, was Sie am Monatsende durchmachen müssen, sind Sie nicht allein. Viele Finanz- und Führungskräfte in professionellen Dienstleistungsunternehmen kennen dieses Szenario und würden gerne früher und mit weniger Stress finanzielle Perioden abschließen.

Es steht außer Frage, dass sich die Erhöhung der Pünktlichkeit und Genauigkeit beim Abschluss von Finanzperioden direkt auf die Vorhersehbarkeit, das Vertrauen und letztlich auf das nachhaltige Wachstum eines Unternehmens auswirkt. Als Finanzleiter müssen Sie damit beginnen, die Verhaltensweisen festzunageln, die zu Einnahmeverlusten führen.

Anfechten der unvorhersehbaren Verhaltensweisen, die zu verzögerten Periodenabschlüssen führen

Eine der Möglichkeiten zur Verringerung von Einnahmeverlusten und zur Verbesserung der Vorhersehbarkeit und Wiederholbarkeit des Abschlusses einer Finanzperiode besteht darin, proaktiv die Verhaltensweisen zu erkennen, die zu unvorhersehbaren Leistungen führen – wie z.B. Scoping, reaktive Ressourcenbeschaffung und das Fehlen eines kommerziellen Fokus bei der Lieferung. Wenn diese Verhaltensweisen erkannt werden können, bevor sie sich finanziell auswirken, können Führungskräfte jeden Monat mit größerer Zuversicht und Vorhersehbarkeit abschließen.

Wenn Sie Informationen von mehreren verschiedenen Stellen zusammenführen müssen – sei es aus unhandlichen Tabellenkalkulationen oder aus Software-Anwendungen, die nicht miteinander kommunizieren – kann das auch zu Unvorhersehbarkeit am Monatsende führen. Manchmal sind die Informationen, die Sie benötigen, noch nicht einmal da, wenn Sie sie besorgen wollen – Zeiterfassungsbögen enthalten Fehler oder wurden nicht ausgefüllt, und Spesenabrechnungen fehlen oder sind nicht zuschussfähig. Das Finden und Beseitigen dieser Art von Fehlern kann eine zeitraubende manuelle Aufgabe sein. Wenn die Informationen vorhanden sind, sind sie oft veraltet, da es nicht ungewöhnlich ist, dass sich Projekte, deren Abschluss erwartet wurde, verzögern. Hier geht es um die Einnahmen im Zusammenhang mit diesen verschobenen Projekten, die noch in der laufenden Rechnungsperiode verbucht werden.

Diese Komplexitäten neigen dazu, sich zu verschlimmern – schließlich können Sie keine korrekten Rechnungen verschicken, bevor Sie nicht geklärt haben, was fällig ist. Verzögerungen bei der Rechnungsstellung tragen zu Cashflow-Problemen bei. Und wenn Sie in der nächsten Periode zu viel Zeit damit verbringen, mit den Daten der letzten Periode zu ringen, haben Sie weniger Zeit, nach vorne zu schauen und sich mit dem zu beschäftigen, was auf dem Weg vor Ihnen liegt.

Der konsequente Abschluss jeder Finanzperiode schafft ein Metronom für das Unternehmen. Es markiert eine regelmäßige Kadenz, in der Daten gesammelt, überprüft, bearbeitet und weggelegt werden. Die Einführung von Prozessen und Technologien, die Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, dies konsequent zu tun, schafft mehr Vorhersehbarkeit für Ihr Geschäft. Es bedeutet, dass Finanzdaten schnell in Strategie und Planung einfließen können. Dadurch können die Mitarbeiter schneller besser fundierte Entscheidungen treffen.

Die wichtigsten Herausforderungen für Finanzteams

Finanzteams stehen oft vor der Herausforderung, Daten erst zu sammeln, wenn der Monat bereits abgelaufen ist, und dieses Problem wird nur noch verschärft, weil sie nicht über die Instrumente oder Prozesse verfügen, die einen proaktiven Ansatz ermöglichen. Wenn sich dies nicht ändert, wird der Abschluss der Finanzperiode am Monatsende immer ein Alptraum sein. Nachfolgend sind fünf Probleme aufgeführt, die gelöst werden müssen, um das Ergebnis zu verbessern.

1. Daten werden in einem Silo gespeichert

Wenn verschiedene Abteilungen ihre eigenen Daten pflegen und diese nicht automatisch gemeinsam genutzt werden, wird es zwangsläufig viel Raum für Meinungsverschiedenheiten geben. Es gibt zu viele Informationsquellen. Das monatliche Management-Meeting wird wahrscheinlich mit der Einigung auf eine gemeinsame Version der tatsächlichen Geschehnisse in diesem Zeitraum beginnen.

In dem Bemühen, mit dieser Ungewissheit umzugehen und strenge Buchhaltungsstandards einzuhalten, hat das Finanzteam oft die Angewohnheit, auf Nummer sicher zu gehen, indem es die Umsatzerfassung, Rechnungsstellung usw. hinausschiebt. Aber diese Verzögerungen können das Unternehmen am Ende noch mehr Zeit und Geld kosten.

2. Informationsbedarf am Monatsende

Organisationen haben es oft versäumt, das Finanzteam am Ende jedes Monats zusammenzuziehen – einfach weil sie nichts anderes kennen. Der Aufbau eines vorhersehbaren und wiederholbaren Prozesses am Ende eines jeden Monats erfordert Anstrengungen der gesamten Organisation – das kann die Finanzabteilung allein nicht leisten. Alle Teams in der gesamten Organisation müssen engagiert und proaktiv sein und sich der Bedeutung einer pünktlichen, genauen und kooperativen Eingabe von Finanzdaten bewusst sein. Das ist die einzige Möglichkeit, einen vorhersehbaren, reproduzierbaren und zeitnahen Periodenabschluss zu erreichen.

Es ist besonders schwierig, die Zustimmung aller Teams zu erhalten, wenn die Eingabe von Finanzdaten manuell erfolgt und eine große konzentrierte Anstrengung erfordert. Wenn die Dateneingabe manuell erfolgt und zu viel Verwaltungsaufwand erfordert, haben die einzelnen Mitarbeiter einfach nicht die Zeit, den Daten nachzugehen, während sie sich um die Kunden kümmern. Wenn der Prozess rationalisiert wird und sie verstehen, wie genaue Finanzdaten sich auf den Erfolg ihrer Kunden auswirken, wird er zu einer realistischeren, erreichbaren und nach Prioritäten geordneten Aufgabe. Wenn alles bis zum Monatsende offen bleibt, muss das Finanzteam dann aktiv hinausgehen und die Daten sammeln, bevor es seine Arbeit tun kann.

3. Schlechte Einhaltung der Zeiterfassung

Die Einhaltung der Zeiterfassung ist ein weit verbreitetes Problem in Dienstleistungsunternehmen, das vor allem darauf beruht, dass Einzelpersonen nicht sehr gut verstehen, wie wichtig diese Maßnahme für die Vorhersehbarkeit des Geschäfts als Ganzes ist. Das Ausfüllen der Stundenzettel hat im Vergleich zu ihren täglichen Aufgaben Priorität, sie haben das Gefühl, überprüft zu werden, und betrachten es als eine Übung zum Ankreuzen von Kästchen.

Wenn dies die kulturelle Einstellung ist, werden, selbst wenn die Stundenzettel ausgefüllt werden, Gelegenheiten verpasst, Informationen zu erfassen, die operativ genutzt werden können. So ist es zum Beispiel für die Genauigkeit der Vorhersage in der Zukunft von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wie viel Arbeit es erfordert, ein laufendes Projekt abzuschließen. Oft ist die anfängliche Vorhersage des Arbeits- und Zeitaufwands für den Abschluss eines Projekts nicht genau und verschiebt sich im Laufe des Projektfortschritts. Die Erfassung dieser Verschiebung mit Hilfe von Stundenzetteln ist von wesentlicher Bedeutung, um proaktive Entscheidungen früher treffen zu können – und damit die Genauigkeit der Ertragserfassung und der Zukunftsprognosen zu erhöhen.

4. Perioden werden zu lange offen gelassen

Wenn das Sammeln der für den Periodenabschluss erforderlichen Informationen langwierig und mühsam ist, kann es manchmal bedeuten, dass es erst nach Ablauf des Monats abgeschlossen ist. Einige Unternehmen halten die Daten vergangener Perioden für Wochen oder Monate offen und passen dann die Zahlen an, wenn sie fehlende Datenbits ausfindig machen.

Dieser Ansatz kann funktionieren, wenn die Zahlen nur für historische Buchhaltungsprozesse verwendet werden. Es macht es jedoch sehr schwierig, die Informationen in die operativen Daten einfließen zu lassen, die für die Führung des Unternehmens verwendet werden. Wenn die Einnahmen von vor drei Monaten plötzlich reduziert werden, hat das wahrscheinlich Auswirkungen auf alles andere im System, einschließlich der Ziele und Prognosen. Das macht es schwieriger, einen vorausschauenden Ansatz zu verfolgen.

5. Einnahmeverluste sind schwer rechtzeitig zu erkennen

Einer der Hauptgründe für den Abschluss am Monatsende ist es, die Einnahmenprognose für die Periode mit der Realität in Einklang zu bringen. Professionelle Dienstleistungsunternehmen leiden häufig unter Einnahmeverlusten, und die Reduzierung dieses Verlustes kann ein wirksames Mittel zur Verbesserung der Rentabilität sein.

Umsatzeinbußen werden oft durch unvorhersehbares Verhalten im Zusammenhang mit Scoping, Ressourcenbeschaffung und Nichtberücksichtigung der finanziellen Auswirkungen von Verschiebungen während der Lieferphase verursacht. Wenn diese unvorhersehbaren Verhaltensweisen nicht erkannt – und proaktiv behoben – werden, bedeutet das, dass Einnahmeausfälle erst verfolgt werden können, wenn der Monat bereits abgeschlossen ist.

Oft ist es nur der mühsame Prozess, all diese Informationen zusammenzutragen, der zeigt, dass die tatsächlich fälligen Einnahmen von dem abweichen, was vorhergesagt wurde. Manchmal könnte die Lage besser sein als erwartet – eine glückliche Überraschung – aber wenn die Prognose richtig gewesen wäre, hätten diese zusätzlichen Einnahmen investiert werden können. Umgekehrt, wenn der Prozess zeigt, dass Einnahmen durchgesickert sind, ist es zu spät, dies zu verhindern.

Wie ist das Problem zu lösen?

Der Schlüssel zu einem reibungslosen, genauen und vorhersehbaren Periodenabschluss liegt im Erkennen von Verhaltensweisen und Prozessen, die nicht proaktiv oder reproduzierbar sind. Eine Möglichkeit, solche Verhaltensweisen aufzulösen, besteht darin, die richtigen Werkzeuge zur Verfügung zu haben – Werkzeuge, die den Teams zeigen, wie wichtig es ist, genaue und fristgerechte Daten einzugeben – und wie ein Versäumnis, dies zu tun, erhebliche Auswirkungen auf die Organisation als Ganzes hat. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder der Versuch, hausgemachte Systeme zu pflegen, ist keine angemessene Lösung für ein mittelgroßes oder großes Unternehmen.

Die Implementierung einer PSA-Lösung bietet eine Grundlage, um sicherzustellen, dass das Finanzteam auf die Daten zugreifen kann, die es benötigt, um Perioden vorhersehbar abzuschließen. Im Folgenden sind einige der Möglichkeiten aufgeführt, wie sie zur Behandlung der oben genannten Probleme eingesetzt werden kann.

1. Eine Quelle der Wahrheit schaffen

Durch die Implementierung einer PSA-Lösung, die mit dem CRM verknüpft ist, erhält das Finanzteam Einblick in die Vertriebspipeline und den Ressourcenplan. Wenn alles in ein System fließt, bietet sich die Möglichkeit, eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen. PSA gibt Einzelpersonen einen Anstoß, wenn Fehler in den in das System eingegebenen Daten auftreten, wodurch die Genauigkeit der Informationen erhöht und ein größeres Gefühl des Vertrauens gefördert wird.

Wenn Personen aus verschiedenen Abteilungen diese Praxis der Nutzung desselben Datenstroms anwenden, ist dies eine Grundlage für eine vereinbarte, aktuelle Aufzeichnung dessen, was verkauft und geliefert wurde und zu welchen Kosten. Das schafft eine solide Grundlage für das Finanzteam, seinen Teil dazu beizutragen.

Standard-Finanz-Dashboards – eine Quelle der Wahrheit für Finanzdaten im gesamten Unternehmen – können automatisch auf der Grundlage von Echtzeit-Leistungsdaten aktualisiert werden. Das bedeutet, dass weniger Zeit für die Aggregation und mehr Zeit für die Analyse und das Treffen strategischer Geschäftsentscheidungen aufgewendet wird.

2. Verantwortung im gesamten Unternehmen teilen

Für das Finanzteam ist es viel einfacher, sich zu bewegen und den Monat schnell abzuschließen, wenn die Finanzdaten auf täglicher oder wöchentlicher Basis bearbeitet werden. Dies gibt das Tempo für einen proaktiven und zeitnahen Abschluss vor. Durch die Verwendung einer PSA kann jeder im gesamten Unternehmen sehen, was er zu tun hat, um den Motor für den Periodenabschluss am Laufen zu halten.

So können Projektmanager beispielsweise die operativen Aspekte des Projekts im Griff behalten, proaktiv nach Stundenzetteln und Ausgaben Ausschau halten und geplante, verbleibende, tatsächliche und fakturierbare Stunden verstehen – anstatt darauf zu warten, am Ende einer Periode von der Finanzabteilung verfolgt zu werden. All dies bedeutet, dass der Monatsabschluss weniger beschwerlich ist und reibungslos erfolgen kann.

3. Zeiterfassung automatisieren und rationalisieren

Eine PSA, die darauf abzielt, die Erfahrung des Beraters zu verbessern, liefert das Potenzial, das Gespräch um die Zeiterfassung herum zu verändern. PSA kann vorausschauende Zeiterfassungsbögen liefern, die automatisch Eingaben auf der Grundlage typischer, projizierter oder erwarteter Stunden vorschlagen. Dies erleichtert den gesamten Stundenzettel-Prozess, wobei die PSA-Lösung die Benutzer anregt, wenn es an der Zeit ist, ihre Informationen zu aktualisieren oder zu bestätigen, bevor sie überfällig sind. PSA ermöglicht es Beratern, Stundenzettel und Spesen über alle Geräte hinweg zu aktualisieren, so dass dies ein einfacher und schmerzloser Prozess ist, der sogar auf Ihrem Mobilgerät durchgeführt werden kann.

Eine gute PSA kann auch ungenaue Informationen aus dem System heraushalten, z.B. indem unzulässige Spesenabrechnungen nicht akzeptiert werden. Darüber hinaus kann sie Berater in die Lage versetzen, darauf hinzuweisen, wo die Zeitvorhersage unrealistisch ist. Wenn der Einzelne versteht, dass seine Informationen zur Aktualisierung von Prognosen und zur genaueren Gestaltung künftiger Vorschlagsvorlagen verwendet werden, beginnt er, die Zeiterfassung nicht mehr als eine reine Routinearbeit zu betrachten, sondern als einen wichtigen Teil seiner Rolle.

4. Geschlossene Perioden nicht wieder öffnen

Wenn Finanzdaten zur Information der zukünftigen Planung verwendet werden, ist es wichtig, dass die Perioden geschlossen und beiseite gelegt werden. Dadurch kann dieser Prozess zum Metronom werden, das dem Geschäft zugrunde liegt. Alle Abteilungen arbeiten daran mit, und jeder versteht, dass “geschlossen” auch “geschlossen” bedeuten muss. Wichtige Daten, die nach dem Datum auftauchen, können auf die aktuelle Periode angewendet werden, aber nicht auf die vergangene.

Bei der Implementierung eines automatisierten Systems ist es wichtig zu verstehen, dass das Zurückgehen in die Vergangenheit und die Änderung einer Zahl – auch wenn sie klein erscheinen mag – sich auf alle anderen Zahlen im System auswirken kann.

5. Konzentration auf die Identifizierung von Einnahmeverlusten

Die Implementierung einer PSA-Lösung, die die Aufmerksamkeit auf die Projektwerbung lenkt und eine rote Fahne hisst, wenn sie aus der Spur gerät, bedeutet, dass Einnahmeverluste erkannt werden, sobald sie auftreten. So haben alle die besten Chancen, gemeinsam daran zu arbeiten, das entstandene Defizit zu beseitigen.

Wenn sich die tatsächlichen Einnahmen ändern, wenn die Prognose automatisch aktualisiert wird, dann gibt es weniger Überraschungen, ob positiv oder negativ, am Ende des Monats. Das macht den Prozess des Monatsabschlusses viel einfacher – und es führt auch zu einer vorausschauenden Perspektive, die die Unternehmensleistung verbessert.

Schlussfolgerung

Der vorhersehbare Abschluss von Finanzperioden innerhalb weniger Tage nach dem tatsächlichen Monatsende ist in mehrfacher Hinsicht großartig für das Unternehmen. Es schafft jenen verlässlichen Rhythmus, der alle Abteilungen im gesamten Unternehmen zusammenbringt. Alle wissen dass sie sich an diesem Prozess beteiligen müssen, dass er als ein wichtiger Teil ihrer Rolle angesehen wird und dass er dazu beiträgt, die Zukunft des Unternehmens berechenbarer zu machen.

Wenn die Periode abgeschlossen ist, können automatisch genaue Rechnungen erstellt werden, wodurch die Zahlung näher rückt. Und sobald die vergangene Periode abgeschlossen ist, richten sich alle Augen auf den Weg, der vor Ihnen liegt, und darauf, dass sie die Zukunft tatsächlich beeinflussen können.

MELDEN SIE SICH FÜR EINE LIVE DEMO VON KIMBLE PSA AN

LIVE GRUPPEN DEMO