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Wie die Projektleistung verbessert werden kann: Der 10 Schritte Leitfaden

Sie können die Projektleistung durch eine Kombination von Managementfähigkeiten und Software-Tools verbessern. Ein guter Ausgangspunkt ist es, sicherzustellen, dass das Team das Ziel jedes Projekts versteht, Zugang zu offenen Kommunikationskanälen hat und die Prioritäten der Aufgaben versteht. Diese scheinbar einfachen – und doch unerlässlichen – Schritte sind für eine erfolgreiche Projektdurchführung und letztendlich für zufriedene Kunden notwendig. Die Projektleistung kann auch durch den Einsatz von Projektmanagementsoftware zur Erstellung konsistenter Projektpläne und zur Automatisierung der Zeiterfassung und Rechnungsstellung gesteigert werden. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Projektleistung in Ihrer Organisation verbessern können, sehen Sie sich die folgenden 10 Expertentipps an.

10 Schritte Leitfaden zur Verbesserung der Projektleistung

1
Bleiben Sie auf das Hauptziel fokussiert

Denken Sie immer an das Gesamtbild und den Zweck des Projekts. Fragen Sie jedes Teammitglied in regelmäßigen Abständen, wie das, was sie tuhen, zum Hauptziel beiträgt. Entwickeln Sie einen objektiven Standard zur Messung der Fortschritte auf dem Weg zu diesem Ziel, so dass jeder auch seinen eigenen Beitrag bewerten kann.

2
Verbesserung der Projekt-planung und -qualität

Eine sorgfältige Planung eines Projekts vor Arbeitsbeginn kann sicherstellen, dass Sie alle möglichen Faktoren und Ressourcen berücksichtigt haben. Ein effektiver Projektplan beginnt mit einer Skizze der Fragen, die zu Beginn jedes Projekts immer gestellt werden müssen; diese Fragen helfen Ihnen, spezifische und messbare Ziele für das Projekt zu finden. Als Nächstes sollten Sie die Mitglieder des Projektteams bestimmen und sicherstellen, dass alle Mitglieder ihre genaue Rolle im Projekt kennen. Richten Sie dann Systeme ein, die es den Teammitgliedern ermöglichen, über ihren Fortschritt zu berichten, und die es der Geschäftsleitung ermöglichen, den Fortschritt des gesamten Projekts zu verfolgen.

3
Bleiben Sie häufiger mit der Gruppe in Kontakt

Es ist empfohlen, oft mit dem gesamten Team zu kommunizieren und sich mit ihm zu beschäftigen – sogar jeden Tag. Sie könnten ein Kollaborationstool oder eine Kommunikationsanwendung verwenden, die in einer Projektmanagement Software enthalten ist. Es ist eine gute Idee, das Team daran zu gewöhnen, jeden Morgen von Ihnen zu hören – wenn es lernt, häufige Kommunikation und Verantwortlichkeit zu erwarten, wird es sich wahrscheinlich mehr konzentrieren und produktiver sein.

4
Drei Mal pro Woche mit dem Kunden kommunizieren

Der Kunde braucht fast ebenso viel Aufmerksamkeit wie das Projektteam. Wenn ein Projekt von Natur aus langsam oder sehr klein ist, kann es ausreichen, einmal pro Woche mit dem Kunden zu kommunizieren. Aber es ist wichtig, mit dem Kunden öfter zu sprechen, wenn die Projekte größer sind, einer genaueren Prüfung unterzogen werden oder häufig Schwierigkeiten haben. Stellen Sie unter diesen Umständen einen Zeitplan mit drei bis vier Kontakten pro Woche auf und gewöhnen Sie den Kunden daran, dass diese Treffen relevant und produktiv sind.

5
Helfen Sie mit, die Aufgaben der Teammitglieder zu priorisieren

Sie sollten derjenige sein, der den Aufgaben der Teammitglieder Prioritäten zuordnet. Für die Produktivität Ihrer Teammitglieder ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie herausfinden, an welchen Stellen sie hinsichtlich ihrer Aufgaben Unklarheiten haben. Sie helfen ihnen, mehr Energie und Konzentration zu haben, wenn Sie sich mit jedem Teammitglied einige Minuten lang mit einem Diagramm des gesamten Projekts hinsetzen. Zeigen Sie ihnen, wie ihre Aufgaben in den Plan passen.

6
Intuitive Zeit- und Kosten-technologie nutzen

Stellen Sie Ihrem Team ein intuitives System zur Erfassung der Projektzeit zur Verfügung: benutzerdefinierte Ansichten für verschiedene Rollen, die Möglichkeit, die Zeit für Standardaufgaben mit einem Klick einzugeben, und die Zeiterfassung im für Ihre Umstände optimalen Format. Kimble PSA füllt automatisch Stundenzettel aus Projektzeitplänen aus, wodurch die Wahrscheinlichkeit, dass Teammitglieder Zeit für das falsche Projekt aufzeichnen, erheblich verringert wird.

7
Kommunizieren Sie mit der Geschäftsleitung, wenn dies nicht erforderlich ist

Senden Sie der Geschäftsleitung wöchentliche Statusberichte über wichtige Projekte. Ein Projektmanagementbüro (PMO) wird ihnen zwar in gewissem Umfang Bericht erstatten, aber Sie können sie selbst besser informieren – und sich von ihnen in Aktion sehen lassen. Nutzen Sie eine Projektmanagement Software, um schnell Daten und Berichte abzurufen, die Sie problemlos an das Management senden können.

8
Berichten Sie professionell über den Projektstatus

Jeder Ihrer Kunden wird Sie wahrscheinlich über den Fortschritt in verschiedenen Formaten informieren. Um endlose Mengen von Tabellenkalkulationen zu vermeiden, implementieren Sie Ihre PSA-Software bei allen Ihren Kunden, damit Sie Statusberichte in einem einheitlichen Format erstellen können. Auf diese Weise können leitende Mitarbeiter Vergleiche zwischen verschiedenen Projekten erkunden und Entscheidungen über die Verwendung von Unternehmensressourcen für jedes einzelne Projekt treffen.

9
Diskutieren Sie die in der Mitte eines Projekts gelernte Erkentnisse

Anstatt bis zum Ende zu warten, führen Sie zwei oder drei kurze Erkentnisse aus jedem Projekt an. Finden Sie heraus, was funktioniert und was nicht, und helfen Sie den Teammitgliedern, bei Bedarf den Kurs zu ändern. Darüber hinaus verbessern diese Korrekturen die laufende Projektqualität, was die Kundenzufriedenheit erhöht, da Sie Ihren Kunden Statusaktualisierungen geben.

10
Rechnungsstellung automatisieren

Eine rechtzeitige und genaue Abrechnung macht Projekte rentabler. Wenn Sie in der Planungsphase Rechnungsstellungs Hinweise in das Projekt einbauen können, werden Sie später weniger Fehler haben, wenn es viel zu tun gibt. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist der Einsatz von PSA-Software zur Automatisierung der Rechnungsstellung, die es Ihnen sogar ermöglichen kann, über mehrere Verträge und andere feine Details abzurechnen.

Abschließende Gedanken

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