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Wie Professional-Services-Teams einen überzeugenden Geschäftsfall für Kimble erzielen können

Während eine Analyse der Kapitalrendite (ROI) ein erwarteter Komponent jeder bedeutenden Geschäftsinvestition ist, funktioniert die isolierte Darstellung der Kapitalrendite nicht. Bevor Führungskräfte den Wert einer neuen Lösung beurteilen können, müssen sie die aktuelle Situation Ihres Unternehmens und die Probleme, die Sie zu lösen versuchen, verstehen.

Um einen schlagkräftigen Geschäftsfall für Kimble PSA zu bgründen, ist es daher am besten, eine Geschichte zu erzählen: Beschreiben Sie den aktuellen Zustand, stellen Sie die Auswirkungen des Nichtstuns dar und geben Sie eine Beschreibung, wie sich die Dinge zum Besseren verändern werden, falls Ihre vorgeschlagene Lösung angenommen wird. Ihre Kapitalrendite Analyse kann dann eine unterstützende Rolle spielen, indem sie die finanziellen Auswirkungen der Einführung eines neuen Systems prognostiziert.

Hier ist ein Leitfaden, der für Software Beschaffungsteams in produktgeführten Organisationen erstellt wurde, mit Tipps, wie Sie eine aussagekräftige Vorher-Nachher-Geschichte erstellen können, die Ihren Geschäftsfall für die Einführung von Kimbles PSA-Lösung darstellt.

  Beschreiben Sie die aktuelle Situation

Bevor Sie die Zukunft vorschlagen, erklären Sie, was heute geschieht

Schaffen Sie in der Einleitung Ihrer Vorher-Nachher-Geschichte den Rahmen und konzentrieren Sie sich dabei auf die vorhandenen Systeme, Tools und Prozesse, die derzeit zur Verwaltung der Dienstleistungserbringung in Ihrer Organisation eingesetzt werden. Später beschreiben Sie die Herausforderungen und Probleme, aber vor allem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Entscheidungsträger verstehen, welche Systeme für einen Austausch oder eine Aufrüstung in Frage kommen.

Die Beschreibung Ihrer aktuellen Situation könnte Folgendes beinhalten:

  • Systeme und Tools, die von Vertriebs- und Scoping-Teams für die Zusammenarbeit bei Projektvorschlägen verwendet werden.
  • Methoden, die zur Personalbesetzung von Projekten, zur Verfolgung der Auslastung, zur Überwachung von Projektverzögerungen und -überschreitungen eingesetzt werden.
  • Verfahren zur Bewertung der Auswirkungen von Änderungsaufträgen und der damit verbundenen Genehmigungsprozesse.
  • Tools, die zur Erfassung von fakturierbarer Zeit, nicht fakturierbarer Zeit und Ausgaben im Rahmen von Projekten verwendet werden.
  • Methoden zur Bewertung der Rentabilität Ihres Service-Delivery-Teams.
  • Beschreibung des Zeitraums Managements Prozess und welche Kontrollen existieren, um die Genauigkeit und Vollständigkeit der Abrechnung zu gewährleisten.
  • Prognosemethoden zur Bewertung der zukünftigen Nachfrage von Dienstleistungen.

Beschreiben Sie die Folgen einer Nichtänderung

Erklären Sie die Auswirkungen des Nichtstuns

Jetzt können Sie die betrieblichen Probleme, Herausforderungen und Ineffizienzen, die Ihre aktuellen Systeme verursachen, durch einen vertieften Einblick analysieren. Geben Sie den Entscheidungsträgern Ihre Einschätzung der wahrscheinlichen Ergebnisse für den Fall, dass Ihre Organisation beschließt, eine Entscheidung zur Einführung der Kimble-PSA zu verschieben und keine Änderungen vorzunehmen.

Hier bilden wir einige Beispiele ab für die konkreten Auswirkungen einer Beibehaltung Ihrer bestehenden Dienstleistungssysteme:

  • Verzögerungen im Verkaufszyklus aufgrund der Nichtverfügbarkeit von Ressourcen.
  • Niedrige Bewertungen der Kundenzufriedenheit aufgrund von Projekten, die später beginnen.
  • Anhaltend inakzeptable Mengen an nicht fakturierbarer Zeit.
  • Panik am Monatsende, da erwartete Liefertermine verpasst werden und Projekte immer wieder in zukünftige Zeiträume verschoben werden.
  • Verspätete und umstrittene Rechnungsstellung aufgrund verspäteter Stundenzettel und ungerechtfertigter Ausgaben.

Heben Sie außerdem die größeren Auswirkungen hervor, die die Entscheidung, nicht in Kimble zu investieren, auf das Geschäft hätte. Ohne neue Technologie wird es zum Beispiel für das Backoffice und den operativen Bereich schwierig sein, das zukünftige Wachstum des Dienstleistungsgeschäfts zu unterstützen. Es kann zu Verzögerungen bei Investitionsentscheidungen aufgrund unzuverlässiger Prognosen zur Projektabwicklung kommen, und Sie werden unter Wettbewerbsnachteilen leiden, weil Sie nicht in der Lage sind, Ihren Kunden und Drittdienstleistern Selbstbedienungsportale zur Verfügung zu stellen.

 Beschreiben Sie die Vorteile der Implementierung von Kimble-PSA

Stellen Sie dar, wie sich Ihr Unternehmen zum Besseren verändern wird

Nachdem wir den vorherigen Zustand behandelt haben, ist es nun an der Zeit, sich darauf zu konzentrieren, wie Sie Verbesserungen planen und wie Sie das Arbeitsleben nach einer erfolgreichen PSA-Implementierung betrachten. Beschreiben Sie die Prozesse, die Sie zu verbessern beabsichtigen, und die Kimble-Merkmale, die Ihnen helfen werden, die Hauptziele Ihres vorgeschlagenen Projekts zu erreichen.

Hier sind einige Beispiele für die Vorteile der Kimble-Lösung, die Sie zur Erstellung eines Geschäftsfall für Ihre Dienstleistungsorganisation nutzen können:

  • DIE ENGE ZUSAMMENARBEIT ZWISCHEN VERTRIEB UND SERVICE FÖRDERT DEN KUNDENERFOLG:

    KKimble bietet eine einzige, vertrauenswürdige Plattform zur Verwaltung des Projektumfangs, zur Durchführung von Projekten und zur Verfolgung der Finanzen, wodurch die Ergebnisse verbessert und stärkere Kundenbeziehungen aufgebaut werden können. Die Lieferleistung von Projekten wird verbessert, da der Ausschreibungsprozess vor der Durchführung von Projekten ein detailliertes Verständnis der Gewinnmarge einschließt, Geschäfte so strukturiert werden können, dass die im Verkaufszyklus identifizierten Risiken berücksichtigt werden, und Projekte viel eher die mit Ihren Kunden vereinbarten Lieferfristen einhalten können.

  • HÖHERE KUNDENZUFRIEDENHEIT UND SCHNELLERE WERTSCHÖPFUNG:

    Kimble ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit mit dem Kunden während der gesamten Laufzeit eines Auftrags, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt entsprechend den Kundenerwartungen geliefert wird, deutlich erhöht. Während der Lieferung des Projekts kann die Kundenkommunikation in Echtzeit stattfinden, so dass auftretende Probleme schnell gelöst werden können. Die Kunden haben einen Selbstbedienungs Zugang zu einem sicheren Web-Portal, um den Projektfortschritt zu verfolgen und gemeinsam daran zu arbeiten sowie Zeit, Ausgaben und Änderungsaufträge zu genehmigen.

  • CVOLLSTÄNDIGE TRANSPARENZ WÄHREND DES GESAMTEN PROJEKTLEBENSZYKLUS UND ÜBER ALLE PROJEKTE HINWEG:

    Kimble wird den Projektstatus, die prognostizierte Marge und den Fortschritt gegenüber geplanten Meilensteinen während des gesamten Projektlebenszyklus sichtbar machen. Die Manager werden rechtzeitig benachrichtigt, damit sie Probleme in ihren Projekten angehen können, sobald sie auftreten, und die Auswirkungen dieser Einblicke werden nicht nur auf die spezifischen Projekte, sondern auch auf das gesamte Projektportfolio sichtbar.

  • VORHERSEHBARKEIT DER LEISTUNGSERBRINGUNG:

    Kimble wird das Fundament schaffen, das für den Aufbau einer vorhersehbaren Dienstleistungserbringung erforderlich ist. Ihr Serviceteam wird in die Lage versetzt, die Nachfrage früher zu erkennen, Ressourcen vor dem Abschluss eines Geschäfts zu buchen und den verbleibenden Aufwand während der Projektdurchführung genau zu verfolgen. Ein rechtzeitiger, konsistenter Periodenabschluss schafft die notwendigen Voraussetzungen für eine zuverlässige Prognose. Mit diesem besseren Verständnis der zukünftigen Nachfrage wird Ihr Unternehmen in der Lage sein, besserer Entscheidungen zu neuen Serviceangeboten, zur Personalbesetzung und zu künftigen Neueinstellungen zu treffen.

  • DIE FÄHIGKEIT, NEUE DIENSTLEISTUNGSANGEBOTE SCHNELL ZU ERSTELLEN UND ZU VERFOLGEN:

    Kimble wird die Instrumente bereitstellen, die erforderlich sind, um den Bedarf an neuen Dienstleistungspaketen zu ermitteln und dann deren Leistung zu verfolgen. Durch eine detaillierte Überwachung ihrer Einführung und der damit verbundenen Rentabilität können Sie schnell feststellen, welche Pakete gut funktionieren und welche eingestellt werden sollten. Dadurch erhalten Sie den Einblick, den Ihr Serviceteam benötigt, um die Servicepakete entsprechend zu verfeinern und zu verwalten.

  • SKALIERBARKEIT DER SERVICEORGANISATION:

    Mit der Entwicklung eines Dienstleistungsunternehmens nimmt auch die Komplexität der Abläufe zu: Es wird immer komplizierter, die Arbeitszeit der Mitarbeiter und die ihnen entstehenden Kosten zu erfassen, Rechnungen zeitnah zu verschicken, den Bedarf zu prognostizieren, Ressourcen zu verwalten, Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit einzustellen und Projekte frist- und budget-gerecht abzuwickeln. Kimble ermöglicht die Automatisierung dieser Ressourcenmanagementaktivitäten bei gleichzeitiger Implementierung von Best-Practice-Prozessen, die es Ihrem Serviceteam ermöglichen, vorhersehbar und effizient zu skalieren.

  • VERBESSERTE RESSOURCEN AUSLASTUNG:

    Kimble umfasst Tools für das Ressourcenmanagement und die Ressourcenplanung, die einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Planung von Ressourcen in verschiedenen Geschäftsbereichen und Regionen bieten. Tools zur Ressourcenplanung und automatisierten Terminierung helfen den Ressourcenmanagern dabei, die beste Lösung für eine bestimmte Projektaktivität zu finden, um das effizienteste Szenario für die Ressourcen-zuweisung und -nutzung zu erstellen. Kimble wird auch die Überauslastung Ihrer Ressourcen überwachen und so dazu beitragen, Spitzentalente beizubehalten und die hohen Kosten und die damit verbundenen Verzögerungen bei der Suche nach einem Ersatz zu vermeiden.

  • KONSISTENTE UND RECHTZEITIGE PERIODENABSCHLUSSPROZESSE:

    Kimble sorgt für einen klaren Überblick über den Status der Periodenabschlussaktivitäten und leitet Ihr Betriebsteam zu den vorrangigen Maßnahmen an, die für einen konsistenten, genauen und pünktlichen Periodenabschluss erforderlich sind. Die Festlegung einer wiederholbaren Kadenz beim Periodenabschluss bildet die Grundlage für die Bildung eines vorausschauenden Serviceteams und einer Prognosegenauigkeit, auf die sich Ihr gesamtes Unternehmen verlassen kann.

  • REDUZIERTE GEMEINKOSTEN:

    Kimble ermöglicht Ihrer Service-Organisation eine Skalierung ohne einen entsprechenden Anstieg des Verwaltungsaufwands durch die Automatisierung bisher manuell ausgeführter Aktivitäten wie Fakturierung und Rechnungsstellung, Umsatzerkennung und Abstimmungen. Das Backoffice wird in der Lage sein, ein höheres Volumen an betreuten Kunden, Ressourcen für die Projektabwicklung und die Anzahl der generierten Rechnungen zu verwalten, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.

  • DIE RECHTZEITIGE UND GENAUE RECHNUNGSSTELLUNG REDUZIERT KUNDENSTREITIGKEITEN UND VERBESSERT DEN CASHFLOW:

    Die automatisierte Rechnungserstellung wird den Cashflow verbessern, indem die Anzahl der Kundenstreitigkeiten verringert wird. Die systematische Anwendung von Unternehmensrichtlinien beim Projektumfang, beim Management von Änderungsaufträgen und bei der Überwachung der Inanspruchnahme von Bestelldeckungen hilft der Serviceorganisation, ihre finanziellen Ziele zu erreichen und das Risiko von Zahlungsverzögerungen zu reduzieren.

  • DIE SYSTEMATISCHE DURCHSETZUNG VON VERTRAGSBEDINGUNGEN MINIMIERT EINNAHMEVERLUSTE:

    Kimble wird dafür sorgen, dass die Vertragsbedingungen und Genehmigungsrichtlinien des Kunden für jeden Auftrag durchgesetzt werden, um zu verhindern, dass Zeit und Ausgaben verbucht werden, die später nicht wieder in Rechnung gestellt werden können. In ähnlicher Weise werden Manager die Kontrolle haben, um die Buchung von Zeit und Spesen für zurückgestellte Aufträge zu verhindern. Es wird ein klarer Prozess für die Bewertung und Genehmigung der durchgeführten Projektarbeit bereitgestellt, bevor die Geschäftsbedingungen vom Kunden unterzeichnet werden.

Erwartete Ergebnisse dokumentieren

Verwenden Sie Kapitalrendite Messzahlen zur Unterstützung Ihrer Argumentation

Jetzt, da Ihre Führungskräfte verstehen, wie Sie den Betrieb und die Leistung Ihrer Service-Organisation verbessern wollen, können Sie traditionelle Kapitalrendite Messzahlen verwenden, um Hinweise zu den erwarteten finanziellen Auswirkungen der empfohlenen Lösung zu geben.

Nutzen Sie Ihre Kapitalrendite-Analyse, um relevante unterstützende Finanzkennzahlen für die zuvor beschriebenen Vorteile bereitzustellen. Hier drunter sind einige vorgeschlagene Beispielergebnisse aufgeführt. Konzentrieren Sie sich auf die Hauptziele für Ihre PSA-Implementierung, einschließlich der relevanten Messzahlen Ihrer eigenen Kapitalrenditr.

*Ihre Ergebnisse werden variieren, die verwendeten Zahlen dienen lediglich der Veranschaulichung.

Vorher
Nacher
Ressourcen Auslastung
Ressourcen Auslastung 60%
Ressourcen Auslastung 65%
Dienstleistungsumsatz erhöht um 8%
Berater Verschleißrate
Berater Verschleißrate 20%
Berater Verschleißrate 5%,
Jährliche Einstellungskosten um 250,000 € reduziert
Durchschnittlich nicht fakturierbare Stunden
Durchschnittlich nicht fakturierbare Stunden 25
Durchschnittlich nicht fakturierbare Stunden 5
Dienstleistungsumsatz um 750,000 € erhöht
Verspätete Studenzettel pro Monat
50 Verspätete Studenzettel pro Monat
5 Verspätete Studenzettel pro Monat Eingesparte Betriebszeit von 850 Studen pro Jahr
Abrechnungsgenauigkeit
85% Abrechnungsgenauigkeit
99% Abrechnungsgenauigkeit Eingesparte Finanzeit von 900 Stunden pro Jahr
Nicht fakturierbare Spesenausgaben
10% Nicht fakturierbare Spesenausgaben
1% Nicht fakturierbare Spesenausgaben Jährliche Reduzierung der Kosten für Spesen 250,000 €
Vorhersagegenauigkeit der Dienstleistungen
+/- 25% Prognosegenauigkeit der Dienstleistungen
+/- 5% Prognosegenauigkeit der Dienstleistungen Vertrauen der Stakeholder um 100% verbessert

Abschlussworte

Ohne ein Verständnis des aktuellen Zustands wird jede Präsentation von Kapitalrendite Messzahlen wahrscheinlich auf geschlossene Ohren stoßen. Daher liegt der Schlüssel zur Präsentation eines effektiven Geschäftsfalls in einer Darstellung, die die aktuellen Herausforderungen beschreibt, die wahrscheinlichen Auswirkungen des Nichtstuns kennzeichnet und erklärt, wie das Leben nach der erfolgreichen Implementierung einer neuen Lösung aussehen wird. Durch die Bereitstellung dieses Kontextes liefert Ihre Kapitalrendite Analyse die unterstützenden Messzahlen für die erwarteten Auswirkungen der von Ihnen empfohlenen Lösung, und die Führungskräfte haben das Verständnis, das sie benötigen, um die richtige Wahl zu treffen.

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